Ajouter une signature dans Gmail (sans perdre la mise en forme)

Gmail vous permet de coller une signature entièrement mise en forme dans ses paramètres. La plupart des problèmes viennent de la façon dont la signature a été copiée, pas de Gmail lui-même. Voici la marche à suivre complète, du début à la fin.

Avant de commencer

Il vous faut une signature conçue pour l’e-mail : mise en page en tableaux, styles en ligne et images hébergées à une adresse HTTPS publique. Les signatures créées dans un traitement de texte ou sous forme d’image unique ont tendance à se dégrader. Si vous avez créé la vôtre avec Sendoff, elle respecte déjà ces règles.

Copiez la signature en tant que contenu mis en forme, pas en tant que code. Dans Sendoff, c’est le bouton « Copier la signature ». Il place dans votre presse-papiers une version en texte enrichi que Gmail comprend.

Ajouter la signature

1. Ouvrez Gmail sur un ordinateur, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée, puis sur Voir tous les paramètres.
2. Restez dans l’onglet Général et faites défiler jusqu’à Signature.
3. Cliquez sur Créer, donnez-lui un nom comme « Travail », puis cliquez dans la zone vide.
4. Collez avec Ctrl+V (Windows) ou Cmd+V (Mac).
5. Sous Paramètres par défaut des signatures, choisissez la nouvelle signature pour les nouveaux e-mails ainsi que pour les réponses et les transferts.
6. Faites défiler jusqu’en bas et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Envoyez un e-mail de test à une autre de vos adresses et regardez-le là-bas. La zone des paramètres n’est qu’un aperçu approximatif ; c’est le message reçu qui compte.

Si la mise en forme disparaît

• Vous avez collé du texte brut. Certains navigateurs suppriment la mise en forme lorsque le presse-papiers est lu depuis un autre onglet. Copiez à nouveau et collez immédiatement.
• Les images s’affichent comme des icônes cassées. Gmail récupère les images via son propre proxy ; elles doivent donc être accessibles publiquement. Les images hébergées sur un intranet, derrière une connexion ou intégrées en base64 ne se chargeront pas.
• Gmail indique que la signature est trop longue. La limite est de 10 000 caractères de HTML. Supprimez une bannière en trop ou une longue clause de non-responsabilité, ou utilisez un modèle plus simple.

Les applications mobiles Gmail

Les applications Gmail pour Android et iPhone disposent de leur propre paramètre Signature mobile, en texte brut uniquement. S’il est rempli, il remplace votre signature mise en forme dans les messages envoyés depuis l’application. Ouvrez les paramètres de l’application, choisissez votre compte et effacez la signature mobile. Gmail ajoutera alors votre signature web aux messages envoyés depuis votre téléphone.

Pour toute une entreprise

Si vous administrez Google Workspace pour une équipe, inutile de répéter l’opération pour chaque personne. Sendoff peut écrire la signature de chacun dans ses paramètres Gmail via l’API Gmail, alias compris, et mettre tout le monde à jour lorsque le modèle change.