Politique de confidentialité
Résumé
Nous collectons ce dont nous avons besoin pour créer, installer et gérer des signatures d’e-mail, et rien de plus. Nous ne vendons pas de données personnelles. Vos e-mails ne transitent jamais par Sendoff.
Cette politique est rédigée pour satisfaire aux exigences de transparence du RGPD de l’UE et du Royaume-Uni, du California Consumer Privacy Act (CCPA), de la loi saoudienne sur la protection des données personnelles (PDPL) et de la loi des Émirats arabes unis sur la protection des données personnelles.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique est EL HOCEIN EL IDRISSI, l’exploitant de Sendoff, sauf lorsque nous agissons pour le compte d’un espace de travail, comme expliqué dans la section « Espaces de travail et votre employeur ».
Questions et demandes relatives à la confidentialité : support@usesendoff.com.
Adresse du siège : Morocco.
Ce que nous collectons
Données de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), langue et appartenance aux espaces de travail.
Données de signature : les informations que vous ou votre administrateur saisissez dans une signature, comme l’intitulé de poste, les numéros de téléphone, la photo, les liens vers les réseaux sociaux et les mentions légales.
Données de facturation : offre, nombre de sièges et factures. Les données de carte sont collectées et conservées par Paddle, et non par nous.
Données d’utilisation et données techniques : pages consultées dans l’application, erreurs, ainsi que l’adresse IP et les informations du navigateur figurant dans nos journaux serveur, utilisées pour assurer la sécurité du Service.
Prospects : si vous nous communiquez votre e-mail dans un outil gratuit ou dans le formulaire entreprise, nous le conservons avec l’outil utilisé et tout ce que vous avez écrit.
Destinataires des e-mails, liens suivis et images
Lorsqu’une personne ouvre un e-mail contenant une signature Sendoff, son logiciel de messagerie charge les images de la signature depuis nos serveurs. Comme toute requête web, cela transmet son adresse IP et les informations de son navigateur, que nous utilisons uniquement pour fournir l’image.
Si un espace de travail utilise l’analyse des clics et des impressions (une fonctionnalité payante), les liens suivis passent par nos serveurs avant la redirection. Pour chaque clic, nous enregistrons une adresse IP hachée, l’agent utilisateur du navigateur, le pays et le site référent. Les images d’impression sont comptabilisées par signature et par jour, sans enregistrer qui les a chargées. Aucun cookie n’est déposé sur les appareils des destinataires.
L’espace de travail décide d’utiliser ou non ces fonctionnalités et est le responsable du traitement de ces données. Lorsque la loi locale exige le consentement des destinataires au suivi des e-mails, il incombe à l’espace de travail de l’obtenir ; écrivez à support@usesendoff.com et nous désactiverons le suivi pour votre espace de travail.
Données d’annuaire de Google et Microsoft
Lorsqu’un administrateur d’espace de travail connecte Google Workspace ou Microsoft 365, nous lisons les profils de l’annuaire de cette organisation : nom, adresse e-mail et alias, intitulé de poste, service, numéros de téléphone, responsable hiérarchique, photo et statut du compte. Nous utilisons ces données uniquement pour créer, installer et mettre à jour les signatures d’e-mail de cette organisation et pour indiquer à ses administrateurs qui est configuré.
Pour Google Workspace, l’administrateur autorise notre compte de service à lire l’annuaire des utilisateurs (lecture seule) et à lire et mettre à jour les paramètres de signature Gmail. Nous ne demandons pas l’accès aux e-mails, contacts, agendas ou fichiers, et nous ne lisons, ne stockons ni n’acheminons jamais le contenu des e-mails.
L’utilisation par Sendoff des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la Politique relative aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Nous utilisons les données utilisateur Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités de signature visibles par l’administrateur. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires, ne les transférons pas à des courtiers en données et ne les utilisons pas pour évaluer la solvabilité. Nous ne les utilisons pas pour développer, entraîner ou améliorer des modèles généralistes d’IA ou d’apprentissage automatique. Notre personnel ne les consulte pas, sauf si l’administrateur nous le demande pour une demande d’assistance, ou si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou pour respecter la loi.
Pour Microsoft 365, un administrateur donne son consentement dans Microsoft Entra ID pour que notre application lise les profils utilisateur via Microsoft Graph, et notre complément Outlook applique les signatures lorsque les utilisateurs rédigent un e-mail. Nous appliquons les mêmes limites aux données Microsoft.
Les données d’annuaire sont stockées dans notre base de données, protégées comme décrit dans la section Sécurité, et actualisées à chaque synchronisation. Lorsque l’administrateur déconnecte l’intégration, les enregistrements d’annuaire synchronisés sont supprimés sous 30 jours. Les administrateurs peuvent également révoquer notre accès à tout moment dans la console d’administration Google ou dans le centre d’administration Microsoft Entra.
Extension Sendoff for Gmail et complément Outlook
L’extension Chrome Sendoff for Gmail conserve, dans le stockage local des extensions de votre navigateur (chrome.storage.local), les jetons d’installation de signature que vous collez, l’adresse du serveur et une copie en cache du HTML de votre signature. Elle communique uniquement avec le serveur Sendoff, auquel elle envoie le jeton pour télécharger votre signature actuelle.
L’extension lit la fenêtre de rédaction de Gmail uniquement pour déterminer où insérer votre signature. Elle ne lit, ne stocke ni ne transmet jamais le contenu de vos e-mails et ne collecte aucun historique de navigation.
Le complément Outlook envoie l’adresse e-mail de l’expéditeur et le jeton de complément de votre espace de travail au serveur Sendoff pour récupérer la bonne signature, puis l’insère via la fonctionnalité de signature d’Outlook. Il ne lit ni ne transmet le contenu des e-mails et ne communique avec aucun autre serveur.
Les signatures insérées par l’un ou l’autre de ces outils peuvent contenir les liens suivis et les images d’impression décrits ci-dessus, si votre espace de travail utilise ces fonctionnalités. La suppression de l’extension ou du complément efface ses données locales.
Pourquoi nous les utilisons (bases légales)
Pour fournir le Service que vous avez demandé, y compris la connexion, les signatures, le déploiement et la facturation (contrat).
Pour assurer la sécurité du Service, prévenir les abus, corriger les problèmes et comprendre l’utilisation des fonctionnalités de manière agrégée (notre intérêt légitime à exploiter un service fiable ; vous pouvez vous y opposer à tout moment).
Pour conserver les factures et les registres fiscaux (obligation légale).
Pour envoyer des e-mails de service, comme les reçus, les rappels d’essai et les échecs de déploiement (contrat), et des conseils facultatifs uniquement si vous y avez consenti (consentement, que vous pouvez retirer à tout moment).
Vous devez nous fournir les informations de compte pour créer un compte ; sans elles, nous ne pouvons pas fournir le Service. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
Espaces de travail et votre employeur
Lorsque nous traitons des données d’annuaire, des données de signature du personnel ou des analyses sur les destinataires pour un espace de travail, l’organisation est le responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant, selon ses instructions. Les clients professionnels peuvent demander notre Accord de traitement des données (DPA), incluant les Clauses contractuelles types de l’UE et l’Addendum britannique, à support@usesendoff.com.
Destinataires des données (sous-traitants ultérieurs)
Nous ne partageons des données personnelles qu’avec des prestataires qui nous aident à exploiter le Service. Chacun est contractuellement tenu de les protéger et de ne les utiliser que pour nous fournir son service :
Paddle.com : paiements, facturation, taxes et remboursements. En tant que Merchant of Record, Paddle est également responsable de traitement indépendant des données de paiement, conformément à sa propre politique de confidentialité.
Hébergement des serveurs et base de données : Hetzner (United States).
Cloudflare : diffusion de contenu, sécurité et stockage des images de signature.
Resend : envoi des e-mails de service, comme les liens de connexion, les reçus et les alertes.
Google et Microsoft : uniquement lorsqu’un espace de travail connecte Google Workspace ou Microsoft 365, pour lire son annuaire et installer les signatures.
Nous pouvons également communiquer des données à des conseillers professionnels, à un acquéreur en cas de cession de l’activité (avec les mêmes protections), ou aux autorités lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires.
Transferts internationaux
Nos prestataires et nous-mêmes pouvons traiter des données personnelles en dehors de votre pays, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Lorsque des données de l’EEE, du Royaume-Uni ou de Suisse sont transférées vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, nous nous appuyons sur les Clauses contractuelles types de la Commission européenne, l’International Data Transfer Addendum du Royaume-Uni ou le Data Privacy Framework UE–États-Unis lorsque le prestataire est certifié. Les transferts de données depuis l’Arabie saoudite ou les Émirats arabes unis suivent les garanties exigées par ces lois. Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à support@usesendoff.com.
Durée de conservation
Données de compte et de signature : tant que votre compte est actif. Données d’annuaire : jusqu’à la déconnexion de l’intégration, puis suppression sous 30 jours. Enregistrements de clics et d’impressions : jusqu’à 24 mois, puis agrégation. Journaux serveur : uniquement le temps nécessaire à la sécurité et au dépannage. Prospects : jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou 24 mois après votre dernière interaction. Factures : aussi longtemps que l’exige la législation fiscale.
Suppression et vos droits
Vous pouvez supprimer votre compte depuis vos paramètres. Nous supprimons alors votre compte, vos signatures, vos fichiers importés et les données de votre espace de travail sous 30 jours, à l’exception des factures que nous devons conserver en vertu de la loi. Les sauvegardes sont renouvelées dans un délai supplémentaire de 30 jours.
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez demander à accéder à vos données et à en recevoir une copie, à les rectifier, à les supprimer, à les recevoir dans un format portable, à en limiter le traitement ou à vous y opposer, et retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte le traitement antérieur. Écrivez à support@usesendoff.com pour formuler une demande. Nous répondons dans un délai d’un mois, ou plus tôt si votre législation l’exige, et pouvons devoir vérifier votre identité au préalable.
Si votre signature est gérée par votre employeur, contactez d’abord l’administrateur de votre espace de travail ; nous l’aiderons à vous répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données : l’autorité de contrôle de votre pays de l’UE,l’Information Commissioner’s Office au Royaume-Uni, la Saudi Data & AI Authority (SDAIA) en Arabie saoudite ou le UAE Data Office aux Émirats arabes unis. Nous vous serions reconnaissants de nous donner d’abord l’occasion de répondre à votre préoccupation.
Résidents de Californie
Lorsque le California Consumer Privacy Act s’applique, vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons et divulguons ; de les supprimer et de les rectifier ; de vous opposer à leur vente ou à leur partage ; de limiter l’utilisation des informations personnelles sensibles ; et de ne pas faire l’objet d’un traitement différent parce que vous exercez ces droits.
Au cours des 12 derniers mois, nous avons collecté les catégories énumérées dans « Ce que nous collectons » : identifiants, informations commerciales, activité sur internet et informations professionnelles, aux fins décrites dans cette politique. Nous ne vendons pas d’informations personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, et nous n’utilisons pas d’informations personnelles sensibles au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir le Service. Nous traitons les signaux Global Privacy Control comme une demande d’opposition. Vous-même ou un mandataire autorisé pouvez formuler une demande à support@usesendoff.com.
Arabie saoudite et Émirats arabes unis
Si vous vous trouvez en Arabie saoudite, la loi sur la protection des données personnelles vous donne le droit d’être informé de la manière dont vos données sont traitées, d’y accéder et d’en obtenir une copie, de les faire rectifier et de les faire détruire lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Si vous vous trouvez aux Émirats arabes unis, la loi sur la protection des données personnelles vous accorde des droits similaires, notamment celui de limiter ou de faire cesser le traitement et de faire transférer vos données à un autre prestataire. Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités de cette politique et ne les conservons que pendant les durées indiquées ci-dessus.
Sécurité
Les données sont chiffrées en transit. Les mots de passe sont hachés et les identifiants d’intégration sont chiffrés au repos. L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin. Si une violation affecte vos données personnelles, nous vous en informerons, ainsi que les autorités compétentes, conformément à la loi.
Enfants
Le Service ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des données personnelles, écrivez à support@usesendoff.com et nous les supprimerons.
Modifications
Nous publierons les mises à jour ici avec une nouvelle date et informerons les titulaires de compte des modifications substantielles par e-mail. Avant d’utiliser des données Google ou Microsoft d’une nouvelle manière, nous mettrons à jour cette politique et demanderons le consentement.