Política de privacidad
Resumen
Recopilamos lo que necesitamos para crear, instalar y gestionar firmas de correo, y nada más. No vendemos datos personales. Tus mensajes de correo nunca pasan por Sendoff.
Esta política está redactada para cumplir los requisitos de transparencia del RGPD de la UE y del Reino Unido, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Ley de Protección de Datos Personales de Arabia Saudí (PDPL) y la Ley de Protección de Datos Personales de los EAU.
Quién es responsable
El responsable de los datos personales descritos en esta política es EL HOCEIN EL IDRISSI, el operador de Sendoff, salvo cuando actuamos por cuenta de un espacio de trabajo, como se explica en “Espacios de trabajo y tu empleador”.
Preguntas y solicitudes sobre privacidad: support@usesendoff.com.
Domicilio social: Morocco.
Qué recopilamos
Datos de la cuenta: nombre, dirección de correo, contraseña (almacenada con hash), idioma y pertenencia a espacios de trabajo.
Datos de la firma: los datos que tú o tu administrador incluyen en una firma, como cargo, números de teléfono, foto, enlaces a redes sociales y avisos legales.
Datos de facturación: plan, número de puestos y facturas. Los datos de la tarjeta los recopila y conserva Paddle, no nosotros.
Datos de uso y técnicos: páginas visitadas en la aplicación, errores, y la dirección IP y los datos del navegador en los registros de nuestros servidores, que usamos para mantener la seguridad del Servicio.
Contactos comerciales: si nos das tu correo en una herramienta gratuita o en el formulario para empresas, lo guardamos junto con la herramienta que usaste y lo que hayas escrito.
Destinatarios de correos, enlaces con seguimiento e imágenes
Cuando alguien abre un correo con una firma de Sendoff, su programa de correo carga las imágenes de la firma desde nuestros servidores. Como cualquier solicitud web, esto envía su dirección IP y los datos de su navegador, que usamos solo para entregar la imagen.
Si un espacio de trabajo usa análisis de clics e impresiones (una función de pago), los enlaces con seguimiento pasan por nuestros servidores antes de redirigir. Por cada clic guardamos una dirección IP con hash, el agente de usuario del navegador, el país y el sitio de referencia. Las imágenes de impresión se contabilizan por firma y por día, sin guardar quién las cargó. No se instalan cookies en los dispositivos de los destinatarios.
El espacio de trabajo decide si usa estas funciones y es el responsable de estos datos. Cuando la legislación local exija el consentimiento de los destinatarios para el seguimiento de correos, el espacio de trabajo es responsable de obtenerlo; escribe a support@usesendoff.com y desactivaremos el seguimiento en tu espacio de trabajo.
Datos del directorio de Google y Microsoft
Cuando el administrador de un espacio de trabajo conecta Google Workspace o Microsoft 365, leemos los perfiles del directorio de esa organización: nombre, dirección de correo y alias, cargo, departamento, números de teléfono, responsable, foto y estado de la cuenta. Usamos estos datos solo para crear, instalar y actualizar las firmas de correo de esa organización y para mostrar a sus administradores quién está configurado.
En Google Workspace, el administrador autoriza a nuestra cuenta de servicio a leer el directorio de usuarios (solo lectura) y a leer y actualizar la configuración de firmas de Gmail. No solicitamos acceso a mensajes de correo, contactos, calendarios ni archivos, y nunca leemos, almacenamos ni enrutamos el contenido de los correos.
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación por parte de Sendoff de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Usamos los datos de usuario de Google solo para prestar y mejorar las funciones de firma que el administrador puede ver. No los vendemos, no los usamos para publicidad, no los transferimos a intermediarios de datos ni los usamos para evaluar la solvencia crediticia. No los usamos para desarrollar, entrenar ni mejorar modelos generalizados de IA o aprendizaje automático. Nuestro personal no los lee salvo que el administrador nos lo pida para soporte, o que sea necesario por seguridad o para cumplir la ley.
En Microsoft 365, un administrador da su consentimiento en Microsoft Entra ID para que nuestra aplicación lea los perfiles de usuario a través de Microsoft Graph, y nuestro complemento de Outlook aplica las firmas cuando las personas redactan un correo. Aplicamos los mismos límites a los datos de Microsoft.
Los datos del directorio se almacenan en nuestra base de datos, protegidos como se describe en Seguridad, y se actualizan en cada sincronización. Cuando el administrador desconecta la integración, los registros del directorio sincronizados se eliminan en un plazo de 30 días. Los administradores también pueden revocar nuestro acceso en cualquier momento en la consola de administración de Google o en el centro de administración de Microsoft Entra.
Extensión Sendoff for Gmail y complemento de Outlook
La extensión de Chrome Sendoff for Gmail guarda, en el almacenamiento local de extensiones de tu navegador (chrome.storage.local), los tokens de instalación de firma que pegas, la dirección del servidor y una copia en caché del HTML de tu firma. Solo se comunica con el servidor de Sendoff, al que envía el token para descargar tu firma actual.
La extensión lee el cuadro de redacción de Gmail solo para saber dónde insertar tu firma. Nunca lee, almacena ni transmite el contenido de tus correos, y no recopila el historial de navegación.
El complemento de Outlook envía la dirección de correo del remitente y el token del complemento de tu espacio de trabajo al servidor de Sendoff para obtener la firma correcta, y luego la inserta mediante la función de firmas de Outlook. No lee ni transmite el contenido de los correos y no se comunica con ningún otro servidor.
Las firmas insertadas por cualquiera de las dos herramientas pueden contener los enlaces con seguimiento y las imágenes de impresión descritos arriba, si tu espacio de trabajo usa esas funciones. Al quitar la extensión o el complemento se eliminan sus datos locales.
Para qué los usamos (bases legales)
Para prestar el Servicio que solicitaste, incluido el inicio de sesión, las firmas, la implementación y la facturación (contrato).
Para mantener la seguridad del Servicio, prevenir abusos, solucionar problemas y entender el uso de las funciones de forma agregada (nuestro interés legítimo en operar un servicio fiable; puedes oponerte en cualquier momento).
Para conservar facturas y registros fiscales (obligación legal).
Para enviar correos del servicio, como recibos, recordatorios de la prueba y fallos de implementación (contrato), y consejos opcionales solo si los aceptaste (consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento).
Debes proporcionarnos los datos de la cuenta para crearla; sin ellos no podemos prestar el Servicio. No tomamos decisiones sobre ti basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles.
Espacios de trabajo y tu empleador
Cuando tratamos datos del directorio, datos de firmas del personal o análisis de destinatarios para un espacio de trabajo, la organización es la responsable y nosotros actuamos como su encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones. Los clientes empresariales pueden solicitar nuestro Anexo de Tratamiento de Datos, que incluye las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE y el Anexo del Reino Unido, en support@usesendoff.com.
Quién los recibe (subencargados)
Solo compartimos datos personales con proveedores que nos ayudan a operar el Servicio. Cada uno está obligado por contrato a protegerlos y a usarlos solo para prestarnos su servicio:
Paddle.com: pagos, facturación, impuestos y reembolsos. Como Merchant of Record, Paddle es también responsable independiente de los datos de pago conforme a su propio aviso de privacidad.
Alojamiento de servidores y base de datos: Hetzner (United States).
Cloudflare: entrega de contenido, seguridad y almacenamiento de las imágenes de firma.
Resend: envío de correos del servicio, como enlaces de inicio de sesión, recibos y alertas.
Google y Microsoft: solo cuando un espacio de trabajo conecta Google Workspace o Microsoft 365, para leer su directorio e instalar firmas.
También podemos revelar datos a asesores profesionales, a un comprador si se vende el negocio (con las mismas protecciones) o a las autoridades cuando la ley lo exija. No vendemos datos personales ni los compartimos con fines publicitarios.
Transferencias internacionales
Nosotros y nuestros proveedores podemos tratar datos personales fuera de tu país, incluidos Estados Unidos y la Unión Europea. Cuando los datos del EEE, el Reino Unido o Suiza se transfieren a un país sin decisión de adecuación, nos basamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, el Anexo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado. Las transferencias de datos desde Arabia Saudí o los EAU siguen las garantías que exigen esas leyes. Puedes solicitar una copia de las garantías correspondientes en support@usesendoff.com.
Cuánto tiempo los conservamos
Datos de la cuenta y de las firmas: mientras tu cuenta esté activa. Datos del directorio: hasta que se desconecte la integración; después se eliminan en un plazo de 30 días. Registros de clics e impresiones: hasta 24 meses; después se agregan. Registros del servidor: solo el tiempo necesario por seguridad y para resolver problemas. Contactos comerciales: hasta que nos pidas eliminarlos o 24 meses después de tu última interacción. Facturas: el tiempo que exija la legislación fiscal.
Eliminación y tus derechos
Puedes eliminar tu cuenta desde la configuración. Entonces eliminamos tu cuenta, firmas, archivos subidos y datos del espacio de trabajo en un plazo de 30 días, salvo las facturas que debemos conservar por ley. Las copias de seguridad se renuevan en un plazo adicional de 30 días.
Según dónde vivas, puedes solicitar acceder a tus datos y recibir una copia, rectificarlos, suprimirlos, recibirlos en un formato portable, limitar su tratamiento u oponerte a él, y retirar tu consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte al tratamiento anterior. Escribe a support@usesendoff.com para hacer una solicitud. Respondemos en el plazo de un mes, o antes si tu legislación lo exige, y es posible que primero debamos confirmar tu identidad.
Si tu firma la gestiona tu empleador, contacta primero con el administrador de tu espacio de trabajo; le ayudaremos a responder.
Puedes presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos: la autoridad de control de tu país de la UE, la Information Commissioner’s Office en el Reino Unido, la Autoridad Saudí de Datos e Inteligencia Artificial (SDAIA) en Arabia Saudí o la Oficina de Datos de los EAU. Te agradeceríamos que nos dieras primero la oportunidad de resolver tu inquietud.
Residentes en California
Cuando se aplique la Ley de Privacidad del Consumidor de California, tienes derecho a saber qué información personal recopilamos, usamos y revelamos; a eliminarla y corregirla; a excluirte de su venta o intercambio; a limitar el uso de la información personal sensible; y a no recibir un trato diferente por ejercer estos derechos.
En los últimos 12 meses recopilamos las categorías enumeradas en “Qué recopilamos”: identificadores, información comercial, actividad en internet e información profesional, para los fines de esta política. No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos, y no usamos información personal sensible más allá de lo necesario para prestar el Servicio. Tratamos las señales de Global Privacy Control como una solicitud de exclusión. Tú o un agente autorizado pueden presentar una solicitud en support@usesendoff.com.
Arabia Saudí y los EAU
Si te encuentras en Arabia Saudí, la Ley de Protección de Datos Personales te otorga el derecho a ser informado sobre cómo se tratan tus datos, a acceder a ellos y obtener una copia, a que se corrijan y a que se destruyan cuando ya no sean necesarios. Si te encuentras en los EAU, la Ley de Protección de Datos Personales te otorga derechos similares, incluido el de limitar o detener el tratamiento y el de que tus datos se transfieran a otro proveedor. Cuando nos basamos en tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento. Solo recopilamos los datos necesarios para los fines de esta política y los conservamos únicamente durante los plazos indicados arriba.
Seguridad
Los datos se cifran en tránsito. Las contraseñas se almacenan con hash y las credenciales de las integraciones se cifran en reposo. El acceso a los sistemas de producción se limita a las personas que lo necesitan. Si una brecha afecta a tus datos personales, te lo notificaremos a ti y a las autoridades competentes según exija la ley.
Menores
El Servicio no está dirigido a menores de 16 años y no recopilamos sus datos a sabiendas. Si crees que un menor nos ha proporcionado datos personales, escribe a support@usesendoff.com y los eliminaremos.
Cambios
Publicaremos las actualizaciones aquí con una nueva fecha y notificaremos los cambios sustanciales a los titulares de cuentas por correo electrónico. Antes de usar datos de Google o Microsoft de una forma nueva, actualizaremos esta política y pediremos el consentimiento.