Datenschutzerklärung

Zusammenfassung

Wir erheben nur, was wir benötigen, um E-Mail-Signaturen zu erstellen, zu installieren und zu verwalten, und nichts darüber hinaus. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Ihre E-Mails laufen nie über Sendoff.

Diese Erklärung ist so verfasst, dass sie die Transparenzanforderungen der EU- und UK-DSGVO, des California Consumer Privacy Act (CCPA), des saudi-arabischen Personal Data Protection Law (PDPL) und des Datenschutzgesetzes der VAE erfüllt.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist EL HOCEIN EL IDRISSI, der Betreiber von Sendoff, außer wenn wir für einen Workspace tätig werden, wie unter „Workspaces und Ihr Arbeitgeber“ erläutert.

Fragen und Anfragen zum Datenschutz: support@usesendoff.com.

Eingetragene Anschrift: Morocco.

Welche Daten wir erheben

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash gespeichert), Sprache und Workspace-Mitgliedschaft.

Signaturdaten: die Angaben, die Sie oder Ihr Administrator in eine Signatur eintragen, etwa Position, Telefonnummern, Foto, Social-Media-Links und Disclaimer.

Abrechnungsdaten: Tarif, Anzahl der Plätze und Rechnungen. Kartendaten werden von Paddle erhoben und gespeichert, nicht von uns.

Nutzungs- und technische Daten: in der App aufgerufene Seiten, Fehler sowie die IP-Adresse und Browserdaten in unseren Serverprotokollen, die wir nutzen, um den Dienst sicher zu halten.

Leads: Wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse in einem kostenlosen Tool oder im Enterprise-Formular angeben, speichern wir sie zusammen mit dem genutzten Tool und Ihren Angaben.

E-Mail-Empfänger, getrackte Links und Bilder

Wenn jemand eine E-Mail mit einer Sendoff-Signatur öffnet, lädt sein E-Mail-Programm die Signaturbilder von unseren Servern. Wie bei jeder Webanfrage werden dabei seine IP-Adresse und Browserdaten übermittelt, die wir ausschließlich zur Auslieferung des Bildes verwenden.

Nutzt ein Workspace die Klick- und Impressionsanalyse (eine kostenpflichtige Funktion), laufen getrackte Links vor der Weiterleitung über unsere Server. Für jeden Klick speichern wir eine gehashte IP-Adresse, den User-Agent des Browsers, das Land und die verweisende Website. Impressionsbilder werden pro Signatur und Tag gezählt, ohne zu speichern, wer sie geladen hat. Auf den Geräten der Empfänger werden keine Cookies gesetzt.

Der Workspace entscheidet, ob er diese Funktionen nutzt, und ist für diese Daten verantwortlich. Wo das örtliche Recht die Einwilligung der Empfänger in das E-Mail-Tracking verlangt, ist der Workspace dafür verantwortlich, sie einzuholen; schreiben Sie an support@usesendoff.com, und wir deaktivieren das Tracking für Ihren Workspace.

Verzeichnisdaten von Google und Microsoft

Wenn ein Workspace-Administrator Google Workspace oder Microsoft 365 verbindet, lesen wir die Verzeichnisprofile dieser Organisation: Name, E-Mail-Adresse und Aliasse, Position, Abteilung, Telefonnummern, Vorgesetzte, Foto und Kontostatus. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um E-Mail-Signaturen für diese Organisation zu erstellen, zu installieren und zu aktualisieren und ihren Administratoren anzuzeigen, wer eingerichtet ist.

Bei Google Workspace ermächtigt der Administrator unser Dienstkonto, das Benutzerverzeichnis zu lesen (nur Lesezugriff) sowie die Gmail-Signatureinstellungen zu lesen und zu aktualisieren. Wir fordern keinen Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Kalender oder Dateien an und lesen, speichern oder leiten niemals E-Mail-Inhalte weiter.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Sendoff von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich, um die für den Administrator sichtbaren Signaturfunktionen bereitzustellen und zu verbessern. Wir verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung, übermitteln sie nicht an Datenhändler und verwenden sie nicht zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit. Wir nutzen sie nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern. Unsere Mitarbeitenden lesen sie nicht, es sei denn, der Administrator bittet uns im Rahmen des Supports darum oder es ist aus Sicherheitsgründen oder zur Einhaltung von Gesetzen erforderlich.

Bei Microsoft 365 erteilt ein Administrator in Microsoft Entra ID die Zustimmung, dass unsere App Benutzerprofile über Microsoft Graph liest, und unser Outlook-Add-in stellt die Signaturen bereit, wenn Personen E-Mails verfassen. Für Microsoft-Daten gelten dieselben Beschränkungen.

Verzeichnisdaten werden in unserer Datenbank gespeichert, wie unter „Sicherheit“ beschrieben geschützt und bei jeder Synchronisierung aktualisiert. Trennt der Administrator die Integration, werden die synchronisierten Verzeichniseinträge innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Administratoren können unseren Zugriff zudem jederzeit in der Google Admin-Konsole oder im Microsoft Entra Admin Center widerrufen.

Sendoff for Gmail-Erweiterung und Outlook-Add-in

Die Chrome-Erweiterung Sendoff for Gmail speichert im lokalen Erweiterungsspeicher Ihres Browsers (chrome.storage.local) die von Ihnen eingefügten Signatur-Installationstoken, die Serveradresse und eine zwischengespeicherte Kopie des HTML Ihrer Signatur. Sie kommuniziert ausschließlich mit dem Sendoff-Server und sendet das Token, um Ihre aktuelle Signatur herunterzuladen.

Die Erweiterung liest das Gmail-Verfassen-Fenster nur, um zu ermitteln, wo Ihre Signatur eingefügt werden soll. Sie liest, speichert oder überträgt niemals den Inhalt Ihrer E-Mails und erfasst keinen Browserverlauf.

Das Outlook-Add-in sendet die E-Mail-Adresse des Absenders und das Add-in-Token Ihres Workspace an den Sendoff-Server, um die richtige Signatur abzurufen, und fügt sie dann über die Signaturfunktion von Outlook ein. Es liest oder überträgt keine E-Mail-Inhalte und kommuniziert mit keinem anderen Server.

Von beiden Tools eingefügte Signaturen können die oben beschriebenen getrackten Links und Impressionsbilder enthalten, sofern Ihr Workspace diese Funktionen nutzt. Durch das Entfernen der Erweiterung oder des Add-ins werden deren lokale Daten gelöscht.

Wofür wir sie nutzen (Rechtsgrundlagen)

Zur Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Dienstes, einschließlich Anmeldung, Signaturen, Bereitstellung und Abrechnung (Vertrag).

Um den Dienst sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern, Probleme zu beheben und die Nutzung von Funktionen in aggregierter Form zu verstehen (unser berechtigtes Interesse am Betrieb eines zuverlässigen Dienstes; Sie können jederzeit widersprechen).

Zur Aufbewahrung von Rechnungen und Steuerunterlagen (rechtliche Verpflichtung).

Zum Versand von Service-E-Mails wie Belegen, Erinnerungen zur Testphase und Meldungen über fehlgeschlagene Bereitstellungen (Vertrag) sowie optionaler Tipps nur, wenn Sie eingewilligt haben (Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können).

Zur Erstellung eines Kontos müssen Sie uns Kontodaten angeben; ohne sie können wir den Dienst nicht bereitstellen. Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen.

Workspaces und Ihr Arbeitgeber

Wenn wir Verzeichnisdaten, Signaturdaten von Mitarbeitenden oder Empfängeranalysen für einen Workspace verarbeiten, ist die Organisation der Verantwortliche und wir handeln als ihr Auftragsverarbeiter nach ihren Weisungen. Geschäftskunden können unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln und des UK Addendum, unter support@usesendoff.com anfordern.

Wer sie erhält (Unterauftragsverarbeiter)

Wir geben personenbezogene Daten nur an Anbieter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen. Jeder ist vertraglich verpflichtet, sie zu schützen und nur zur Erbringung seiner Leistung für uns zu verwenden:

Paddle.com: Zahlungen, Rechnungsstellung, Steuern und Erstattungen. Als Merchant of Record ist Paddle zudem eigenständiger Verantwortlicher für Zahlungsdaten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Server-Hosting und Datenbank: Hetzner (United States).

Cloudflare: Content Delivery, Sicherheit und Speicherung von Signaturbildern.

Resend: Zustellung von Service-E-Mails wie Anmeldelinks, Belegen und Benachrichtigungen.

Google und Microsoft: nur wenn ein Workspace Google Workspace oder Microsoft 365 verbindet, um dessen Verzeichnis zu lesen und Signaturen zu installieren.

Wir können Daten außerdem an professionelle Berater, im Fall eines Unternehmensverkaufs an einen Käufer (unter denselben Schutzmaßnahmen) oder an Behörden weitergeben, wenn das Gesetz dies verlangt. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Internationale Übermittlungen

Wir und unsere Anbieter können personenbezogene Daten außerhalb Ihres Landes verarbeiten, unter anderem in den Vereinigten Staaten und in der Europäischen Union. Werden Daten aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss übermittelt, stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, das UK International Data Transfer Addendum oder das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist. Übermittlungen von Daten aus Saudi-Arabien oder den VAE erfolgen mit den nach diesen Gesetzen erforderlichen Garantien. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie unter support@usesendoff.com anfordern.

Speicherdauer

Konto- und Signaturdaten: solange Ihr Konto aktiv ist. Verzeichnisdaten: bis die Integration getrennt wird, danach Löschung innerhalb von 30 Tagen. Klick- und Impressionsdaten: bis zu 24 Monate, danach aggregiert. Serverprotokolle: nur so lange, wie es für Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich ist. Leads: bis Sie uns um Löschung bitten oder 24 Monate nach Ihrer letzten Interaktion. Rechnungen: so lange, wie das Steuerrecht es verlangt.

Löschung und Ihre Rechte

Sie können Ihr Konto in Ihren Einstellungen löschen. Wir löschen dann Ihr Konto, Ihre Signaturen, Uploads und Workspace-Daten innerhalb von 30 Tagen, mit Ausnahme der Rechnungen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen. Backups werden innerhalb weiterer 30 Tage überschrieben.

Je nach Wohnort können Sie Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, sie in einem übertragbaren Format erhalten, die Verarbeitung einschränken lassen oder ihr widersprechen sowie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. Schreiben Sie an support@usesendoff.com, um eine Anfrage zu stellen. Wir antworten innerhalb eines Monats oder früher, wenn Ihr Recht es verlangt, und müssen gegebenenfalls zunächst Ihre Identität bestätigen.

Wird Ihre Signatur von Ihrem Arbeitgeber verwaltet, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Workspace-Administrator; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie können sich bei Ihrer Datenschutzbehörde beschweren: bei der Aufsichtsbehörde Ihres EU-Landes, beim Information Commissioner’s Office im Vereinigten Königreich, bei der Saudi Data & AI Authority (SDAIA) in Saudi-Arabien oder beim UAE Data Office in den VAE. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns zuerst die Gelegenheit geben, Ihr Anliegen zu klären.

Einwohner Kaliforniens

Soweit der California Consumer Privacy Act gilt, haben Sie das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Informationen wir erheben, nutzen und offenlegen; sie löschen und berichtigen zu lassen; ihrem Verkauf oder ihrer Weitergabe zu widersprechen (Opt-out); die Nutzung sensibler personenbezogener Informationen zu beschränken; und wegen der Ausübung dieser Rechte nicht benachteiligt zu werden.

In den letzten 12 Monaten haben wir die unter „Welche Daten wir erheben“ aufgeführten Kategorien erhoben: Identifikatoren, kommerzielle Informationen, Internetaktivität und berufliche Informationen, für die in dieser Erklärung genannten Zwecke. Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter, und wir nutzen sensible personenbezogene Informationen nicht über das zur Bereitstellung des Dienstes Erforderliche hinaus. Signale der Global Privacy Control behandeln wir als Opt-out-Anfrage. Sie oder ein bevollmächtigter Vertreter können eine Anfrage an support@usesendoff.com richten.

Saudi-Arabien und die VAE

Wenn Sie sich in Saudi-Arabien befinden, gibt Ihnen das Personal Data Protection Law das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre Daten verarbeitet werden, auf sie zuzugreifen und eine Kopie zu erhalten, sie berichtigen zu lassen und sie vernichten zu lassen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie sich in den VAE befinden, gibt Ihnen das dortige Datenschutzgesetz ähnliche Rechte, darunter das Recht, die Verarbeitung einschränken oder beenden zu lassen und Ihre Daten zu einem anderen Anbieter übertragen zu lassen. Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen. Wir erheben nur die für die Zwecke dieser Erklärung erforderlichen Daten und bewahren sie nur für die oben genannten Fristen auf.

Sicherheit

Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt. Passwörter werden gehasht und Zugangsdaten für Integrationen im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff auf Produktionssysteme ist auf Personen beschränkt, die ihn benötigen. Betrifft eine Datenschutzverletzung Ihre personenbezogenen Daten, benachrichtigen wir Sie und die zuständigen Behörden, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, schreiben Sie an support@usesendoff.com, und wir löschen sie.

Änderungen

Aktualisierungen veröffentlichen wir hier mit neuem Datum und informieren Kontoinhaber per E-Mail über wesentliche Änderungen. Bevor wir Google- oder Microsoft-Daten auf neue Weise nutzen, aktualisieren wir diese Erklärung und holen eine Einwilligung ein.