E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 verwalten
- 1
Administratorzustimmung erteilen
Ein Microsoft 365-Administrator genehmigt die Sendoff-App in Entra ID. Sie liest Nutzerprofile (Name, Position, Abteilung, Telefon, Foto), um Signaturen zu erstellen.
- 2
Verzeichnis synchronisieren
Sendoff ruft Nutzer stündlich und auf Abruf aus Entra ID ab, erstellt Signaturen für neue Mitarbeitende und archiviert ausgeschiedene.
- 3
Outlook-Add-In bereitstellen
Laden Sie das Add-In-Manifest Ihres Workspace herunter und stellen Sie es im Microsoft 365 Admin Center (Integrierte Apps) bereit. Die zentrale Bereitstellung kann bis zu 24 Stunden dauern, bis sie jedes Postfach erreicht.
- 4
E-Mail schreiben
Wenn jemand eine Nachricht verfasst, ruft das Add-In die Signatur aus Sendoff ab und fügt sie ein. Ändern Sie die Vorlage, und die nächste E-Mail verwendet die neue Version.
So funktioniert es unter der Haube
- Das Add-In nutzt die ereignisbasierte Aktivierung (OnNewMessageCompose) und setSignatureAsync von Outlook. Keine Transportregeln, keine Umleitung von E-Mails.
- Unterstützt in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows sowie in aktuellen Versionen des klassischen Outlook und von Outlook für Mac, die ereignisbasierte Add-Ins unterstützen.
- Bei älteren Outlook-Versionen können Mitarbeitende dieselbe Signatur manuell über ihr Portal mit einer herunterladbaren HTML-Datei installieren.
- Die Graph-Berechtigungen für das Verzeichnis sind schreibgeschützt (nur Lesen).
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