Que mettre dans une signature d’e-mail : la liste pratique

Une signature n’a qu’une mission : indiquer au lecteur qui vous êtes et comment vous joindre, sans le gêner. Voici ce qu’elle doit contenir.

L’essentiel

• Votre nom, écrit comme vous souhaitez qu’on s’adresse à vous.
• Votre fonction, en termes simples.
• Le nom de l’entreprise, avec un lien vers le site web.
• Un numéro de téléphone, celui auquel vous répondez vraiment.

Pour la plupart des gens, cela suffit. Tout le reste doit mériter sa place.

À ajouter si c’est pertinent

• Une photo, si vous rencontrez des clients en personne ou en visio. Cela aide à mettre un visage sur un nom.
• Un logo, de taille modeste. Il doit accompagner le nom, pas lui faire concurrence.
• Un lien ou un bouton de prise de rendez-vous, si les réunions font partie de votre travail.
• Deux ou trois liens vers vos réseaux sociaux, tenus à jour. LinkedIn est généralement le premier choix.
• Vos pronoms, si vous choisissez de les indiquer.
• Une bannière, pour une campagne, un événement ou une offre en cours.
• Une clause de non-responsabilité, si votre secteur ou votre employeur l’exige.
• Des numéros d’agrément ou d’immatriculation, si votre autorité de tutelle les exige.

À laisser de côté

• Les citations inspirantes.
• Tous les réseaux sociaux auxquels vous vous êtes un jour inscrit.
• Votre adresse postale complète, sauf si l’on vous envoie vraiment du courrier.
• Une adresse e-mail qui répète celle de la ligne « De ».
• La signature entière sous forme d’image : elle est bloquée par défaut, non cliquable et illisible pour les lecteurs d’écran.

Restez cohérent

Si vous travaillez en équipe, votre signature doit correspondre à celle de vos collègues. Le même modèle, les mêmes polices et les mêmes couleurs donnent une image d’entreprise organisée, et une gestion centralisée évite que la signature de quelqu’un se périme sans que personne ne s’en aperçoive.

Vérifiez avant d’envoyer

Envoyez-vous un e-mail de test dans Gmail et dans Outlook, ouvrez-le sur votre téléphone et passez une fois en mode sombre. S’il se lit bien partout, votre signature est prête.