Was in eine E-Mail-Signatur gehört: eine praktische Checkliste

Eine Signatur hat eine Aufgabe: dem Leser zu sagen, wer Sie sind und wie er Sie erreicht, ohne dabei im Weg zu stehen. Das gehört hinein.

Das Wesentliche

• Ihr Name, so geschrieben, wie Sie angesprochen werden möchten.
• Position, in klaren Worten.
• Firmenname, mit Link zur Website.
• Eine Telefonnummer, und zwar die, unter der Sie tatsächlich erreichbar sind.

Für die meisten Menschen reicht das. Alles andere muss sich seinen Platz verdienen.

Sinnvoll, wenn es passt

• Ein Porträtfoto, wenn Sie Kunden persönlich oder per Video treffen. Es hilft, dem Namen ein Gesicht zu geben.
• Ein Logo, in bescheidener Größe. Es soll den Namen unterstützen, nicht mit ihm konkurrieren.
• Ein Buchungslink oder -button, wenn Termine zu Ihrem Job gehören.
• Zwei oder drei Social-Media-Links, die Sie aktuell halten. LinkedIn ist meist die erste Wahl.
• Pronomen, wenn Sie sie angeben möchten.
• Ein Banner, für eine aktuelle Kampagne, Veranstaltung oder ein Angebot.
• Ein Disclaimer, wenn Ihre Branche oder Ihr Arbeitgeber ihn verlangt.
• Zulassungs- oder Registernummern, wenn Ihre Aufsichtsbehörde sie verlangt.

Weglassen

• Inspirierende Zitate.
• Jedes soziale Netzwerk, bei dem Sie sich je angemeldet haben.
• Ihre vollständige Postanschrift, es sei denn, man schickt Ihnen wirklich Post.
• Eine E-Mail-Adresse, die die Adresse in der „Von“-Zeile wiederholt.
• Die gesamte Signatur als einzelnes Bild: Sie wird standardmäßig blockiert, ist nicht anklickbar und für Screenreader nicht lesbar.

Einheitlich bleiben

Wenn Sie im Team arbeiten, sollte Ihre Signatur zu der Ihrer Kolleginnen und Kollegen passen. Dieselbe Vorlage, dieselben Schriften und Farben lassen das Unternehmen organisiert wirken, und eine zentrale Verwaltung sorgt dafür, dass keine Signatur unbemerkt veraltet.

Vor dem Senden prüfen

Senden Sie sich in Gmail und Outlook eine Test-E-Mail, öffnen Sie sie auf dem Smartphone und wechseln Sie einmal in den Dunkelmodus. Wenn sie überall gut lesbar ist, ist sie fertig.