O que colocar em uma assinatura de e-mail: um checklist prático

Uma assinatura tem uma única função: dizer ao leitor quem você é e como falar com você, sem atrapalhar. Veja o que deve estar nela.

O essencial

• Seu nome, escrito do jeito que você quer ser chamado.
• Cargo, em palavras simples.
• Nome da empresa, com link para o site.
• Um número de telefone, aquele que você realmente atende.

Para a maioria das pessoas, isso basta. Todo o resto precisa merecer o espaço.

Vale incluir quando fizer sentido

• Uma foto de perfil, se você atende clientes pessoalmente ou por vídeo. Ajuda as pessoas a associar um rosto ao nome.
• Um logo, em tamanho modesto. Ele deve apoiar o nome, não competir com ele.
• Um link ou botão de agendamento, se reuniões fazem parte do seu trabalho.
• Dois ou três links de redes sociais que você mantém atualizados. O LinkedIn costuma ser a primeira escolha.
• Pronomes, se você quiser compartilhá-los.
• Um banner, para uma campanha, evento ou oferta atual.
• Um aviso legal, se o seu setor ou empregador exigir.
• Números de licença ou registro, se o seu órgão regulador exigir.

Deixe de fora

• Frases motivacionais.
• Todas as redes sociais em que você já entrou.
• Seu endereço postal completo, a menos que as pessoas realmente enviem coisas pelo correio para você.
• Um endereço de e-mail que repete o da linha “De”.
• A assinatura inteira como uma única imagem: ela é bloqueada por padrão, não é clicável e não pode ser lida por leitores de tela.

Mantenha a consistência

Se você trabalha em equipe, sua assinatura deve combinar com a dos colegas. O mesmo modelo, as mesmas fontes e as mesmas cores fazem a empresa parecer organizada, e a gestão centralizada evita que a assinatura de alguém fique desatualizada sem ninguém perceber.

Confira antes de enviar

Envie um e-mail de teste para você mesmo no Gmail e no Outlook, abra no celular e mude para o modo escuro uma vez. Se ficar legível em todos esses casos, está pronta.