تواقيع البريد للموظفين الجدد: خطة للتهيئة
أضمن طريقة لمنح الموظفين الجدد التوقيع الصحيح أن تجعله جزءًا من إعداد الحساب، لا مهمة يؤدونها في أسبوعهم الأول. أنشئ صندوق بريدهم، واملأ مسماهم الوظيفي وهاتفهم في الدليل، واجعل التوقيع يُنشأ من هذه البيانات. وإذا اعتمدت على الموظفين الجدد في إنشاء توقيعهم، فسينسخون توقيع زميل، وينتقل معه رقم الهاتف القديم.
يظهر سؤال «كيف تتعاملون مع تواقيع البريد للموظفين الجدد؟» في مجتمعات الدعم الفني ومجتمعات البريد المهني على حد سواء. والإجابات تنقسم إلى ثلاثة أساليب.
الأسلوب الأول: دليل مكتوب
أرسل رابطًا إلى قالب معتمد ودليل تثبيت لكل برنامج بريد.
- مجاني وسهل البدء.
- يعتمد على أن ينفذه الموظف الجديد بشكل صحيح.
- يتعطل بصمت حين يتغير القالب ولا يتغير الدليل.
إن استخدمت هذا الأسلوب، فأبقِ الدليل قصيرًا وضع زر نسخ واحدًا واضحًا، لا HTML خامًا. ويمكن أن تكون أدلة التثبيت لدينا في Gmail وOutlook وApple Mail نقطة بداية.
الأسلوب الثاني: تقنية المعلومات تثبّته
تضبط تقنية المعلومات التوقيع أثناء تجهيز الحاسوب المحمول أو إنشاء الحساب.
- موحد من اليوم الأول.
- سهل النسيان في أسبوع مزدحم.
- لا يشمل إلا الجهاز الذي جهّزته تقنية المعلومات، فـOutlook الكلاسيكي يحفظ التواقيع على كل حاسوب.
الأسلوب الثالث: يُنشأ من الدليل
يُنشأ التوقيع من الدليل بمجرد وجود الحساب.
- لا خطوة إضافية على أحد.
- المسار نفسه يتعامل مع المغادرين وتغيّر المسميات.
- يحتاج إلى سكربت أو أداة.
قائمة تحقق للتهيئة
- املأ المسمى الوظيفي والقسم والهاتف في الدليل قبل اليوم الأول.
- تأكد أن الشخص في المجموعة الصحيحة لنسخة توقيعه، مثل المبيعات أو الدعم.
- أنشئ التوقيع وانشره.
- في اليوم الأول، اطلب منه إرسال رسالة اختبار إلى زميل، وتحقق منها في Outlook وعلى الهاتف.
- إذا كان يستخدم تطبيقًا على الهاتف، فأرِه إعداد التوقيع المنفصل فيه.
أين يأتي دور Sendoff
في خطة Team، يمكنك دعوة الأشخاص الجدد بالبريد الإلكتروني، أو استيراد مجموعة منهم من CSV، أو التقاطهم من مزامنة الدليل عند ربط Google Workspace. ويصل كل شخص إلى قسمه مع القالب المقفل الصحيح، وفي Google Workspace يُنشر توقيعه إلى Gmail. ويستطيع الأعضاء فتح بوابة خدمة ذاتية لإضافة البيانات المسموح بها، مثل رقم الجوال. والمزامنة مع Microsoft 365 مدرجة على أنها قريبًا، لذلك يثبّت العضو توقيعه في Outlook اليوم من بوابته بالنسخ واللصق.
راجع Sendoff للفرق لترى كيف تتكامل الدعوات والأقسام والنشر.
الأسئلة الشائعة
ماذا عن تطبيق Gmail أو Outlook على الجوال؟ لكل منهما إعداد توقيع خاص على الهاتف. أضفه إلى قائمة تحقق اليوم الأول. راجع تواقيع تطبيق Gmail.
هل يحصل المتدربون والمتعاقدون على التوقيع الكامل؟ نعم في الغالب، مع دورهم الفعلي. واستخدم قسمًا أو نسخة منفصلة إذا احتاجوا إلى إخلاء مسؤولية مختلف.
اصنع توقيعك الآن
كل قالب في Sendoff مبني وفق القواعد الواردة في هذه الأدلة. مجاني وبلا حاجة إلى حساب.