تذييل Google Workspace أم التوقيع: أيهما تستخدم؟

يضيف إعداد Append footer في Google Workspace كتلة النص نفسها إلى كل رسالة صادرة من المستخدمين الذين تختارهم. ولا يستطيع إدراج اسم كل شخص أو مسماه الوظيفي أو رقم هاتفه. لذلك يناسب الإشعار القانوني أو سطرًا باسم الشركة، ولا يناسب التوقيع الشخصي. أما التواقيع الفردية، فلا بد أن يكتب المدير توقيع Gmail لكل مستخدم عبر Gmail API، بسكربت أو بأداة.

يظهر سؤال «هل يستطيع Google Workspace إضافة تذييل باسم المستخدم تلقائيًا؟» بانتظام في مجتمعات Google Workspace. والإجابة المختصرة: لا، ليس بالتذييل وحده.

ما الذي يفعله التذييل

في Admin console، اذهب إلى Apps > Google Workspace > Gmail > Compliance > Append footer. يمكنك إضافة نص أو HTML بسيط وتطبيقه على وحدة تنظيمية أو مجموعة. تضيفه Google عند خروج الرسالة، لذلك:

• يحصل كل من يشملهم الإعداد على التذييل نفسه.
• لا يراه المرسل أثناء الكتابة.
• يُضاف إلى كل رسالة صادرة، فقد يظهر عدة مرات في السلاسل الطويلة.
• يمكن تطبيقه على الرسائل الموجهة إلى مستلمين من خارج المؤسسة فقط، إن أردت.

ما الذي لا يستطيعه

• لا حقول لكل مستخدم. لا يوجد عنصر نائب لاسم المرسل أو مسماه الوظيفي.
• لا اختلاف بين العناوين البديلة. كل عنوان يشمله الإعداد يحصل على النص نفسه.
• تحكم محدود في التصميم. يكفي لأسطر قليلة من النص، لكنه ليس مخصصًا لتوقيع مصمم فيه صورة.

كيف تمنح كل شخص توقيعه الخاص

يحفظ Gmail توقيع كل مستخدم على عنوان «send as» الخاص به. ويستطيع مدير يملك صلاحية التفويض على مستوى النطاق (domain-wide delegation) ضبطه عبر Gmail API، وأدوات مثل GAM تختصر ذلك في أمر واحد. والخطوات:

1. أنشئ حساب خدمة (service account) بتفويض على مستوى النطاق لنطاق صلاحيات إعدادات Gmail.
2. ابنِ قالب HTML فيه عناصر نائبة.
3. لكل مستخدم، املأ بياناته واستدعِ الواجهة لضبط التوقيع على عنوانه الأساسي وأي عناوين بديلة.
4. أعد التشغيل حين تتغير البيانات أو القالب.

هذه طريقة موثوقة، لكن لا بد أن يتولى أحدهم HTML القالب والسكربت.

استخدم الاثنين معًا

تستخدم مؤسسات كثيرة الاثنين: توقيعًا شخصيًا للتعريف بالمرسل، وتذييلًا قصيرًا على الخادم للإشعار القانوني الذي لا يجوز حذفه أبدًا. وإن فعلت ذلك، فأبقِ التذييل قصيرًا حتى لا يطغى على الردود.

أين يأتي دور Sendoff

يتولى Sendoff الجزء الثاني عنك. اربط Google Workspace في خطة Team، فيقرأ Sendoff الدليل، ويبني توقيع كل شخص من قالبك، ويكتبه في Gmail عبر Gmail API، بما في ذلك العناوين البديلة. وحين تغيّر القالب، تدفع التحديث إلى الجميع. الخطوات في صفحة تكامل Google Workspace. وللطريقة الإدارية المباشرة، راجع دليلنا لتوقيع الشركة في Google Workspace.

يكتب Sendoff توقيع الويب. ولا يضيف تذييلًا على الخادم، ولا يكتب حقل التوقيع المنفصل في تطبيق Gmail على الجوال.

الأسئلة الشائعة

هل يظهر التذييل في تطبيق Gmail؟ يُضاف على خوادم Google، لذلك يُضاف إلى البريد المرسل من أي جهاز.

هل يستطيع المستخدمون حذف التذييل؟ لا. ولهذا يناسب الإشعارات الإلزامية.

المصادر

• Google Workspace Admin Help، «Add a standard footer to outgoing emails»: https://knowledge.workspace.google.com/admin/gmail/advanced/add-a-standard-footer-to-outgoing-emails
• Google Workspace Admin Help، «Set up Google Workspace user signatures in Gmail»: https://support.google.com/a/answer/176652
• Google for Developers، «Manage aliases and signatures with the Gmail API»: https://developers.google.com/workspace/gmail/api/guides/alias_and_signature_settings