انتقل إلى المحتوى
Sendoff
ابدأ مجانًا

توقيع بريد Google Workspace لكل المستخدمين: ثلاثة خيارات

التذييل المدمج في Google Workspace يضيف نصًا واحدًا لكل المستخدمين، أما التوقيع الشخصي لكل فرد فيحتاج إلى Gmail API. خطوات الإعداد والحدود وحل المشكلات.
فريق Sendoffقراءة 4 دقيقة

يتيح Google Workspace طريقة مدمجة واحدة لإضافة نص واحد للجميع: خيار Append footer في لوحة الإدارة. يُلحق هذا الخيار التذييل بكل رسالة صادرة، لكنه لا يعرض اسم كل شخص ومسماه ورقم هاتفه. لتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بكل شخص تحتاج إلى Gmail API، أو إلى أداة تستخدمه عنك.

ماذا يفعل التذييل المدمج؟

التذييل إعداد على مستوى المؤسسة. يكتب المسؤول نصه مرة واحدة، فيطبَّق على كل من في الوحدة التنظيمية المختارة. ترث الوحدات الفرعية التذييل من الوحدة الأم. وتقول صفحة المساعدة من Google إنه يُطبَّق على كل الرسائل، بما فيها الرسائل المرسلة من الأسماء المستعارة، وإن الرسائل المرسلة من برامج أخرى مثل Outlook وApple Mail تحصل عليه أيضًا.

أما خانة التوقيع داخل Gmail فشيء آخر: كل مستخدم يضبطها في إعداداته، ويستطيع تعديلها.

إضافة تذييل للشركة من لوحة الإدارة

١. سجّل الدخول إلى Google Admin console بحساب يملك صلاحية Gmail Settings administrator. ٢. انتقل إلى Menu > Apps > Google Workspace > Gmail > Compliance. ٣. اختر المؤسسة من القائمة الجانبية. ٤. في قسم Compliance ابحث عن Append footer واضغط Configure. إذا كان هناك تذييل موجود، فاستخدم Edit أو Add another. ٥. اكتب نص التذييل. لإضافة صورة، اضغط أيقونة الصورة وأدخل رابطًا لها على خادم ويب عام. ٦. اختياري: فعّل خيار إضافة التذييل إلى الرسائل الداخلية. ٧. اضغط Add Setting أو Save، ثم Save في أسفل الصفحة. ٨. أرسل رسالة اختبار إلى عنوان خارج نطاق مؤسستك.

تقول Google إن التغييرات قد تستغرق حتى ٢٤ ساعة، وغالبًا ما تظهر أسرع. انتظر قبل أن تفترض أن الإعداد فشل.

حدود التذييل التي تفاجئ الناس

  • ١٠٬٠٠٠ حرف. هذا الحد مذكور في صفحة التذييل، وهو السقف نفسه الذي يطبّقه Gmail على التوقيع الشخصي.
  • لا يدعم محرر التذييل كود HTML. ستجد أدوات تنسيق، لا خانة للشيفرة. والنص المنسوخ من Word أو من موقع كثيرًا ما يحمل علامات مخفية، فتحقق من العدد بعد اللصق.
  • الصور يجب أن تكون عامة. تقول Google إن الصور المخزنة في Drive لا تُستخدم. استضفها على خادم ويب عام عبر HTTPS.
  • الرسائل النصية الخام تفقد التنسيق. تقول Google إن الرسائل المرسلة كنص عادي لا تدعم الصور ولا النص المنسّق في التذييل، وتُضاف بدلًا منها نسخة نصية.
  • التشفير من طرف العميل غير مدعوم. الرسائل المشفّرة بميزة Client-side encryption في Gmail لا تحصل على التذييل.

لا تحدد صفحة التذييل موضعه داخل الرد. يقول بعض مزوّدي الأدوات إنه يظهر أسفل سلسلة الرسائل كلها. أرسل ردًا للتحقق قبل النشر على الجميع.

التوقيع الشخصي يحتاج Gmail API

إذا كان كل شخص يحتاج اسمه ومسماه الوظيفي، فلن يكفي التذييل. يحتوي Gmail API على المورد users.settings.sendAs، والتوقيع مرتبط بكل عنوان مرسِل. وتقول الإرشادات إن التوقيعات تُضبط لكل اسم مستعار، فمن له ثلاثة أسماء مستعارة يحتاج إلى ثلاثة تحديثات لا إلى واحد.

لاستدعاء sendAs.update يحتاج حساب الخدمة إلى النطاق https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic، ويُمنح عبر domain-wide delegation من لوحة الإدارة. كود Google النموذجي يطلب هذا النطاق. ولا تذكر الإرشادات حدًا لطول التوقيع، لذا استخدم حد ١٠٬٠٠٠ حرف من صفحة مساعدة Gmail سقفًا.

إذا كتبت السكربت بنفسك، فالخطوات:

١. أنشئ حساب خدمة، وفعّل domain-wide delegation، وفوّض معرّف العميل بالنطاقات المطلوبة. ٢. لكل مستخدم، استدعِ users.settings.sendAs.list لتحصل على كل عناوين الإرسال. ٣. لكل عنوان، استدعِ users.settings.sendAs.update مع كود HTML في الحقل signature. ٤. سجّل نتيجة كل طلب. يعامل Sendoff الاستجابة 404 على أنها عنوان لم يعد في قائمة Send mail as لدى المستخدم، فيعيد مزامنة الدليل قبل المحاولة من جديد.

ماذا تخطئ فيه الحلول الجاهزة؟

التذييل لا يظهر. انتظر حتى ٢٤ ساعة، ثم أرسل اختبارًا إلى عنوان خارجي. الرسائل الداخلية مستثناة ما لم تفعّل الخيار الخاص بها.

صورة التذييل مفقودة. تحقق من أن الصورة على خادم ويب عام وليست رابط Drive. افتح رابط الصورة في نافذة تصفح خاصة. إن لم تُحمَّل هناك، فلن يراها المستلمون أيضًا.

Gmail يقول إن التوقيع طويل. تذكر صفحة المساعدة أن الصور تُحسب ضمن حد ١٠٬٠٠٠ حرف، وتقترح تصغير الصورة عند ظهور الخطأ. والروابط الطويلة داخل الكود تُضيف إلى العدد كذلك.

اسم مستعار بلا توقيع. يضبط الـAPI التوقيع لكل اسم مستعار. السكربت الذي يحدّث العنوان الأساسي فقط يترك الأسماء المستعارة كما هي.

كيف يتعامل Sendoff مع هذا؟

يتصل Sendoff بـGoogle Workspace عبر domain-wide delegation. يفوّضه المسؤول الأعلى، ويطلب وصولًا للدليل للقراءة فقط مع إذن إدارة إعدادات توقيع Gmail، ولا شيء غير ذلك. يقرأ الأسماء والمسميات والأقسام وأرقام الهواتف من الدليل، ويزامنها كل ساعة وعند الطلب. ثم يكتب توقيع كل شخص عبر واجهة sendAs لعنوانه الأساسي ولكل اسم مستعار، ويعرض جدول حالة بنتيجة كل شخص مع إعادة المحاولة عند الفشل. ولا يمر البريد عبر Sendoff.

يمكن أن يتعايش التذييل مع التوقيع الشخصي. يناسب التذييل السطر القانوني الذي يجب أن يظهر في كل رسالة، ويناسب التوقيع الشخصي الاسم والمسمى ورقم الهاتف لكل شخص. صمّم التخطيط في مولّد توقيع البريد المجاني، واقرأ صفحة تكامل Google Workspace للخطوات الإدارية.

المصادر

اصنع توقيعك الآن

كل قالب في Sendoff مبني وفق القواعد الواردة في هذه الأدلة. مجاني وبلا حاجة إلى حساب.

أنشئ توقيعي