كيف تنشئ توقيع بريد إلكتروني في 5 خطوات (مجانًا)

لإنشاء توقيع بريد إلكتروني، حدّد ما سيحتويه، وابنِه في مولّد توقيعات، وانسخه، ثم الصقه في إعداد التوقيع في تطبيق بريدك. بعدها أرسل لنفسك رسالة تجريبية. تستغرق العملية كلها نحو عشر دقائق، والمولّد هو الخطوة الوحيدة التي تحتاج قرار تصميم.

1. حدّد ما سيحتويه

اكتفِ بما يحتاجه القارئ: اسمك، ومنصبك، وشركتك، ووسيلة واحدة للتواصل معك، ورابطًا واحدًا. يمر دليل ما يوضع في توقيع البريد الإلكتروني على كل سطر وما يجب تركه. رقم الهاتف والموقع الإلكتروني يكفيان لمعظم الناس. أما قائمة طويلة من روابط التواصل الاجتماعي فتثقل التوقيع وتصعّب قراءته على الهاتف.

2. ابنِه في المولّد

افتح مولّد توقيع البريد الإلكتروني المجاني. لا تحتاج إلى حساب لبناء التوقيع ونسخه.

1. اختر قالبًا. ابدأ بالتخطيط الذي يناسب عملك، وغيّر الألوان لتطابق علامتك.
2. اكتب اسمك ومنصبك وشركتك وهاتفك وبريدك وموقعك.
3. أضف شعارًا أو صورة إن كانت لديك. استخدم صورة مستضافة على عنوان HTTPS عام، فالصور الموجودة على حاسوبك فقط لا تظهر لمن تراسلهم.
4. افحص المعاينة. التخطيط الجيد يُقرأ بوضوح عندما تصغّر النافذة إلى عرض الهاتف.

وفي المولّد أيضًا قوالب مرسومة للغات التي تُكتب من اليمين إلى اليسار. يغطي دليل التواقيع العربية التفاصيل.

3. انسخه

استخدم Copy signature. يضع هذا التوقيع المنسّق في الحافظة، فينتقل معه التخطيط والألوان والروابط. وإذا كان في تطبيق بريدك مربع HTML، كما في Thunderbird، فاستخدم Copy HTML بدلًا من ذلك.

4. الصقه في تطبيق بريدك

لكل تطبيق مكان مختلف للتوقيع. يسردها الجدول في دليل إضافة التوقيع في كل تطبيق بريد. وهذه أشهرها:

• Gmail: Settings > See all settings > General > Signature. في دليل Gmail الخطوات كاملة.
• Outlook: Settings > Accounts > Signatures في Outlook الجديد وعلى الويب. يغطي دليل Outlook الجديد والكلاسيكي والويب.
• Apple Mail: Mail > Settings > Signatures. راجع دليل Apple Mail.

اضبط التوقيع للرسائل الجديدة وللردود وإعادة التوجيه. إذا تجاهلت الثاني، فستخرج الردود بلا توقيع. توضح قائمة فحص الردود الطريقة.

5. اختبره

أرسل رسالة إلى نفسك وافتحها على حاسوبك وهاتفك. تأكد أن الشعار يظهر، وأن الروابط تعمل، وأن النص مقروء. وإذا غابت صورة، فـدليل عدم ظهور الشعار يسرد الأسباب المعتادة. وإذا بدا التوقيع سيئًا في الوضع الداكن، فراجع دليل الوضع الداكن.

اجعله صغيرًا

يسمح Gmail بـ10٬000 حرف في التوقيع، وتُحسب الصور ضمنها. التوقيع الذي يضم بضعة أسطر وصورة واحدة يتسع بسهولة، لكن إخلاء مسؤولية قانونيًا طويلًا مع لافتة كبيرة قد لا يتسعان. يشرح دليل حدود الحجم الحدود في Gmail وOutlook.

الأسئلة الشائعة

كيف أنشئ توقيع بريد إلكتروني مجانًا؟ ابنِه في مولّد مجاني، وانسخه، والصقه في إعدادات التوقيع في تطبيق بريدك. لا تحتاج إلى حساب لبناء التوقيع أو نسخه في Sendoff.

ماذا أضع في توقيع بريدي؟ اسمك ومنصبك وشركتك ووسيلة تواصل واحدة ورابطًا واحدًا. أضف شعارًا إن كان يساعد الناس على التعرف عليك.

هل أستطيع استخدام التوقيع نفسه في Gmail وOutlook؟ نعم. ابنِه مرة واحدة والصقه في كل تطبيق. خطوات اللصق تختلف، لكن التوقيع واحد.

لماذا يبدو توقيعي مختلفًا على هاتفي؟ تطبيقات الجوال تحتفظ بتوقيعها الخاص، وبعضها يقبل نصًا عاديًا فقط. اضبط توقيع الهاتف على حدة.

ما أكبر حجم لتوقيع البريد؟ في Gmail، 10٬000 حرف، وتُحسب الصور ضمن الحد. اجعل التوقيع قصيرًا والصورة صغيرة.

كيف يتعامل Sendoff مع هذا

Sendoff مولّد توقيعات مجاني بقوالب تثبت في Gmail وOutlook، وزر Copy signature يحافظ على التنسيق. وإذا كنت تدير التواقيع لفريق، فيمكن تعميم قالب واحد على الجميع من صفحة الفرق.

المصادر

• Google: إنشاء توقيع في Gmail
• Microsoft: إنشاء توقيع بريد إلكتروني في Outlook
• Apple: إضافة التواقيع واستخدامها في Mail على ماك