توقيع البريد يظهر مرتين؟ اعثر على المصدر الثاني وأوقفه

يظهر التوقيع مرتين عندما يضيفه مصدران: توقيعك الشخصي في جيميل أو آوتلوك، إلى جانب أداة على مستوى المؤسسة مثل تذييل Google Workspace أو قاعدة إخلاء المسؤولية في Exchange. أوقف أحدهما. وفي سلاسل الردود الطويلة، تحتاج قاعدة Exchange إلى استثناء، وإلا أضاف نسخة جديدة إلى كل رد.

ما المصدر الذي يضيف النسخة الثانية؟

افحص ثلاثة أماكن بهذا الترتيب:

1. توقيعك الشخصي في تطبيق البريد (جيميل أو آوتلوك).
2. تذييل أو إخلاء مسؤولية تضبطه المسؤول على مستوى المؤسسة.
3. إضافة توقيع أو أداة خارجية مرتبطة بالحساب.

أرسل رسالة جديدة ورسالة ردّ إلى عنوان خارجي، ثم قارن. إذا ظهرت النسختان في الردّ فقط، فالسبب غالبًا إعداد الردود. وإذا ظهرت النسخة في الرسائل الجديدة أيضًا، فهناك مصدر ثانٍ.

كيف أمنع جيميل من إضافة توقيعي إلى الردود؟

1. افتح جيميل واضغط أيقونة الإعدادات، ثم عرض جميع الإعدادات.
2. في تبويب General، انزل إلى قسم Signature.
3. اضبط الافتراضي للرسائل التي تردّ عليها على «بلا توقيع». تصف Google هذا الخيار بأنه اختيار توقيع افتراضي «للرسائل الجديدة والرسائل التي ترد عليها».
4. اضغط Save Changes في أسفل الصفحة.

كيف أمنع Outlook على الويب من إضافة توقيعي إلى الردود؟

1. اضغط أيقونة Settings، ثم انتقل إلى Accounts > Signatures.
2. اختر التوقيع الذي تريد تعديله.
3. ألغِ تحديد خانة الردود والتحويلات في أسفل المحرر. أبقِ خانة الرسائل الجديدة محددة إن أردت التوقيع في الرسائل الجديدة.
4. اضغط Save.

إذا ألغيت الخانتين، فلن يضيف Outlook على الويب التوقيع تلقائيًا. تُدرجه يدويًا من Message > Signature أثناء الكتابة.

كيف أمنع تكرار إخلاء مسؤولية Exchange داخل المحادثة؟

يضبط هذا المسؤول، لأن قاعدة تدفق البريد (transport rule) التي تضيف إخلاء مسؤولية تعمل على كل رسالة تطابق شروطها، بما فيها الردود، فيتكرر النص. حل Microsoft استثناء يطابق نصًا لا يوجد إلا في إخلاء المسؤولية.

1. في مركز إدارة Exchange، اذهب إلى Mail flow > Rules، وافتح قاعدة إخلاء المسؤولية.
2. ضمن Except if، اختر The subject or body، ثم Subject or body matches these text patterns.
3. أدخل عبارة تظهر في إخلاء المسؤولية فقط، مثل جملته الأولى، ثم احفظ.
4. جرّب القاعدة أولًا. توصي Microsoft باختبار القواعد قبل تفعيلها على Enforce، وتقترح تحويل رسالة تجريبية إلى نفسك للتأكد من عدم ظهور نسخة إضافية.

تذكر وثيقة Microsoft هذه الخطوة طريقةً لتجنب تكرار إخلاء المسؤولية في المحادثة الواحدة. والتوقيع الذي يتكرر أسفل كل رسالة في السلسلة قد يأتي من هذه القاعدة.

ماذا عن تذييل Google Workspace؟

يُضاف التذييل على مستوى المسؤول، لذلك لا يزيله حذف التوقيع الشخصي من حساب المستخدم. افحص هذه الإعدادات:

• يُطبَّق التذييل على كل الرسائل، بما فيها الرسائل المرسلة من الأسماء المستعارة (aliases) لـ Google Workspace.
• يمكن تفعيل التذييل للرسائل الداخلية أيضًا. إذا ظهرت النسخة داخليًا فقط، فأوقف التذييل الداخلي.
• يسمح محرر التذييل بـ١٠٬٠٠٠ حرف كحد أقصى، ويجب أن تكون الصور مستضافة على خادم ويب عام، لا في Google Drive.
• الرسائل النصية العادية تحصل على تذييل نصي دون صور أو تنسيق.
• قد تستغرق التغييرات حتى ٢٤ ساعة لتظهر.

اختر مكانًا واحدًا للتوقيع. أبقِ إما التوقيع الشخصي أو التذييل، لا الاثنين معًا.

استكشاف الأخطاء: تعود النسخة بعد حذفها

• حذفت توقيعك لكن النسخة ما زالت تصل. التذييل أو إخلاء المسؤولية على مستوى المؤسسة ما زال فعّالًا. افحص لوحة المسؤول أو قاعدة Exchange قبل تعديل إعدادات المستخدم.
• التغيير لا يظهر بعد. تغييرات تذييل Workspace قد تحتاج حتى ٢٤ ساعة. أرسل رسالة اختبار جديدة بعد ذلك، لا ردًّا على سلسلة قديمة.
• الرسائل المحوّلة أو المردود عليها تكتسب نسخة أخرى. قاعدة Exchange بلا استثناء. أضف استثناء النص الفريد من القسم السابق، ثم حوّل رسالة اختبار للتأكد.

كيف يتعامل Sendoff مع هذا؟

يبني مولّد التوقيع كتلة HTML واحدة. ألصقها في مكان واحد فقط. إذا ظهرت نسخة ثانية، فراجع دليل إعداد Gmail والخطوات الإدارية أعلاه قبل تغيير الكود، لأن كود HTML نادرًا ما يكون السبب.

المصادر

• Microsoft Learn، «Organization-wide message disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online»: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/disclaimers-signatures-footers-or-headers
• Microsoft Support، «Create and add an email signature in Outlook on the web»: https://support.microsoft.com/en-us/office/0f230564-11b9-4239-83de-f10cbe4dfdfc
• Google Help، «إنشاء توقيع في Gmail»: https://support.google.com/mail/answer/8395
• Google Workspace Admin Help، «Add a standard footer to outgoing emails»: https://knowledge.workspace.google.com/admin/gmail/advanced/add-a-standard-footer-to-outgoing-emails