توقيع مختلف للردود والرسائل الجديدة في جيميل وآوتلوك

يتيح جيميل وآوتلوك حفظ توقيع للرسائل الجديدة وتوقيع آخر للردود. في جيميل تجد الإعداد عبر أيقونة الترس ثم See all settings، في قسم Signature. وفي آوتلوك تجده تحت Settings ثم Accounts ثم Signatures. ولا يستطيع أي من التطبيقين اختيار التوقيع حسب المستلم.

ما الذي يمكن تغييره في كل تطبيق؟

يتيح جيميل توقيعًا افتراضيًا للرسائل الجديدة وآخر للردود. لا تذكر صفحة المساعدة الرسائل المعاد توجيهها، لذا أرسل إعادة توجيه إلى نفسك وتحقق منها قبل أن تعتمد على ذلك.

يتعامل آوتلوك مع الردود والرسائل المعاد توجيهها كحالة واحدة، فالتوقيع الذي تفعّله للردود يُضاف أيضًا إلى الرسائل المعاد توجيهها.

لا يفرّق أي منهما بين المستلمين الداخليين والخارجيين. في سلسلة نقاش على موقع مايكروسوفت بدأت في ديسمبر 2022، ذكر موظف من مايكروسوفت أنه يمكنك إنشاء توقيعين، لكن لا يمكن إضافتهما تلقائيًا حسب المستلم. وما زالت الإجابات تصل إلى هذه السلسلة حتى فبراير 2026.

كيف تضبط توقيع الردود في جيميل

1. اضغط أيقونة الترس، ثم See all settings.
2. انتقل إلى قسم Signature.
3. أنشئ توقيعًا ثانيًا أقصر من توقيعك الكامل.
4. حدّد التوقيع الافتراضي للرسائل الجديدة، وآخر للردود. يمكن أن يكون التوقيعان مختلفين.
5. انزل إلى أسفل الصفحة واضغط Save Changes.
6. لاستخدام توقيع مختلف في رسالة واحدة، اضغط أيقونة Insert signature أسفل نافذة الكتابة.

أسماء الخيارات هنا بالإنجليزية كما تظهر في الواجهة الإنجليزية. إذا كانت واجهتك بالعربية، فابحث عن الخيار المقابل في القائمة نفسها.

كيف تضبطه في آوتلوك

في New Outlook على Windows وفي Outlook على الويب:

1. اضغط أيقونة Settings ثم Accounts ثم Signatures.
2. إذا كان لديك أكثر من حساب، فاختر الحساب الذي يخصه التوقيع.
3. اضغط Add signature، واكتب اسمًا للتوقيع ثم محتواه.
4. استخدم المربعات في أسفل المحرر: فعّل New messages للتوقيع الكامل، وفعّل Replies and forwards للتوقيع المختصر. اترك المربعين فارغين إن كنت تفضّل إضافة التوقيع يدويًا.
5. اضغط Save.

في Classic Outlook على Windows:

1. افتح رسالة جديدة، ثم من قائمة Message اختر Signature ثم Signatures.
2. من قائمة E-mail account اختر الحساب.
3. تحت Choose default signature حدّد New messages وReplies/forwards، ثم اضغط OK.

تُحفظ التواقيع في الإصدار الكلاسيكي على الجهاز الذي أُنشئت عليه، فقد لا تظهر على أجهزة أخرى، لذا تحقق من كل جهاز بعد الإعداد. ويُطبَّق الإعداد الافتراضي على الرسائل التي تكتبها بعد الحفظ فقط، أما المسودة المفتوحة فتبقى بتوقيعها الحالي.

لماذا يظهر توقيع الرد في مكان خاطئ؟

في New Outlook على Mac يظهر أسفل الختم الزمني. في سلسلة مايكروسوفت من فبراير 2026 يصف صاحب السؤال توقيع الرد وهو يظهر أسفل اسم المرسل وتاريخه بدل أن يظهر فوقه. السلسلة مقفلة الآن، وتصف إجابة من أعضاء المجتمع المشكلة بأنها خلل معروف بلا إصلاح بعد. الحل الوحيد الذي أبلغ عنه مستخدم هو ضبط الإسناد (attribution) للرسالة الأصلية على None من Outlook ثم Settings ثم Email ثم Composing. هذا يزيل سطر الإسناد نفسه، ولم ينجح مستخدم آخر في تثبيت التوقيع في مكانه والإسناد مفعّل.

الافتراضي مرتبط بحساب آخر. تُضبط الإعدادات لكل حساب. إذا كنت ترد من عنوان مستعار أو من صندوق بريد ثانٍ، فتأكد من الحساب الذي تُرسل منه الرسالة. وفي جيميل اختر عنوان الإرسال من القائمة فوق مربع التوقيع.

دعوات الاجتماعات بلا توقيع. في سلسلة مايكروسوفت من عام 2023 قال موظف في مايكروسوفت إن التوقيع في New Outlook يُطبَّق على الرسائل والردود، لا على دعوات الاجتماعات والمناسبات. لم أجد تأكيدًا لاحقًا من مايكروسوفت بأن ذلك تغيّر.

فريق تقنية المعلومات يضيف التوقيع بنفسه. إذا كانت مؤسستك تضيف التوقيع عبر قاعدة تدفّق بريد في Microsoft 365، فالإعداد الافتراضي على جهازك لا يتحكم فيه. اسأل فريق تقنية المعلومات عن القاعدة المسؤولة قبل أن تغيّر شيئًا على جهازك.

كيف يتعامل سندوف مع هذا؟

سندوف ينشئ التوقيع، بينما يقرر جيميل وآوتلوك متى يُدرج. لتوقيع الرد، أنشئ نسخة أقصر: احتفظ بالاسم والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف، واحذف الشريط الإعلاني وإخلاء المسؤولية الطويل. ضع النسخة الكاملة كافتراضي للرسائل الجديدة، والمختصرة كافتراضي للردود. خطوات الإعداد موجودة في صفحتي جيميل وآوتلوك.

المصادر

• دعم مايكروسوفت، إنشاء توقيع بريد في Outlook: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-an-email-signature-31fb24f9-e698-4789-b92a-f0e777f774ca
• دعم مايكروسوفت، إنشاء توقيع في Outlook على الويب: https://support.microsoft.com/en-us/office/5ff9dcfd-d3f1-447b-b2e9-39f91b074ea3
• مساعدة Google، إنشاء توقيع في جيميل: https://support.google.com/mail/answer/8395
• سلسلة مايكروسوفت، توقيعات منفصلة للداخلي والخارجي: https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/1144888/how-to-have-separate-email-signatures-for-internal
• سلسلة مايكروسوفت، موضع توقيع الرد في New Outlook على Mac: https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/5790175/email-signature-for-replies-is-showing-in-the-inco
• سلسلة مايكروسوفت، التوقيع ودعوات الاجتماعات في New Outlook: https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/1410983/new-outlook-i-cannot-find-an-option-to-insert-sign