توقيع البريد الإلكتروني للبريد المشترك في آوتلوك: لماذا يغيب

عندما ترسل من عنوان مشترك في آوتلوك، قد لا يُدرج توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعنوان تلقائيًا. صفحات دعم مايكروسوفت لا تذكر إن كانت التواقيع المدمجة تعمل على البريد المشترك. هناك حلان يستحقان التجربة: أن تفتح البريد المشترك حسابًا مستقلًا، أو أن يضيف المسؤول التوقيع على الخادم بقاعدة تدفق بريد.

لماذا يغيب التوقيع؟

في سؤال على منتدى دعم مايكروسوفت (Microsoft Q&A) بتاريخ يناير ٢٠٢٦ يتكرر النمط نفسه. يظهر التوقيع عندما يُفتح البريد المشترك بخيار "Open another mailbox" في Outlook على الويب. ولا يظهر عندما يرسل صاحب السؤال من بريده الخاص ويختار العنوان المشترك في حقل From. يشرح مشرف من مايكروسوفت أن جلسة الكتابة ما زالت تعمل تحت البريد الأساسي، فتُطبَّق إعداداته. وهذا رأي من المجتمع لا وثيقة رسمية، فاختبره في مؤسستك قبل أن تعتمد عليه.

ويقول خبير من فئة MVP في السلسلة نفسها إن كثيرًا من ميزات البريد المشترك لا تعمل إلا عند فتحه في الوضع المباشر، وهذا سبب بدء الحل الأول بإضافته حسابًا.

وصفحة الدعم "Open and use a shared mailbox in Outlook" لا تذكر التواقيع ضمن الميزات التي تتوقف عند إضافة البريد المشترك حسابًا، ولا تذكرها ضمن الميزات المدعومة.

الحل الأول: أضف البريد المشترك حسابًا مستقلًا

في Outlook الجديد لويندوز أو Outlook على الويب:

١. انقر بالزر الأيمن على اسم حسابك في جزء المجلدات. في Outlook على الويب انقر بالزر الأيمن على Folders. ٢. اختر Add shared folder or mailbox واكتب العنوان. ٣. افتح Settings ثم Accounts ثم Signatures. إذا كان لديك أكثر من حساب فاختر البريد المشترك، وأضف التوقيع، ثم اختر Save. ٤. ابدأ رسالة جديدة. إذا لم يظهر حقل From فاختر Options ثم Show From (في الجديد)، أو More actions ثم Show From (في الويب).

في Outlook الكلاسيكي لويندوز:

١. اختر File ثم Account Settings ثم Account Settings مرة أخرى. ٢. في تبويب Email اختر حسابك ثم Change ثم More Settings ثم Advanced. اختر Add واكتب عنوان البريد المشترك، ثم OK وNext وFinish وClose، وأعد تشغيل Outlook. ٣. اختر File ثم Options ثم Mail ثم Signatures، وفي قائمة E-mail account اختر البريد المشترك وأضف توقيعه.

يجب أن يضيفك مسؤول Microsoft 365 عضوًا في البريد المشترك أولًا. ثم أرسل رسالة اختبار من العنوان المشترك إلى نفسك.

الحل الثاني: قاعدة تدفق بريد للبريد المشترك

يعمل هذا الحل على الخادم، فلا يتوقف على الحساب الذي فتحه الشخص. يُنفَّذ من مركز إدارة Exchange على admin.exchange.microsoft.com:

١. اذهب إلى Mail flow ثم Rules، واختر Add a rule ثم Apply disclaimers. ٢. سمِّ القاعدة. في Apply this rule if أضف شرطًا يطابق العنوان المشترك بوصفه المرسل. ٣. في Do the following أبقِ append a disclaimer، واختر Enter text والصق HTML التوقيع. الحقل يقبل HTML وCSS مضمّنًا ووسم IMG. ٤. في Except if اختر The subject or body ثم Subject or body matches these text patterns، وأدخل عبارة تظهر في التوقيع وحده. هذا يمنع تكراره داخل سلسلة الرسائل. ٥. في إعدادات القاعدة اجعل Rule mode على Test without Policy Tips أولًا، واترك Match sender address in message على Header وهو الافتراضي. احفظ واختبر، ثم فعّل Enforce بعد أن تبدو النتائج صحيحة.

اسأل المسؤول عن خيار الاحتياط. الافتراضي هو Wrap، ويضع الرسالة الأصلية داخل رسالة جديدة مرفقة عندما يتعذر إدراج الإخلاء، مثل الرسائل المشفرة. وتوفر مايكروسوفت أيضًا Ignore، الذي يرسل الرسالة دون إخلاء، وReject، الذي يعيدها إلى المرسل.

اختبر قبل التفعيل

تقترح مايكروسوفت إرسال رسالة نصية ورسالة HTML إلى نفسك تطابقان القاعدة. ثم تحقق من ثلاثة أمور:

• رُد على رسالة الاختبار وأعد توجيهها إلى نفسك. يجب أن يظهر توقيع واحد لا اثنان.
• أرسل رسالة لا ينبغي أن تطابق القاعدة، وتأكد من خلوها من التوقيع.
• اقرأ النسخة النصية. يجب أن يبقى التوقيع مفهومًا دون تنسيق.

إذا ظهر توقيعان، فالأرجح أن البريد المشترك ما زال يحمل توقيعًا على جهة العميل. احذفه واختبر مرة أخرى.

أخطاء يجب تجنبها

لا تعتمد على اقتراح PowerShell في السلسلة نفسها. الإجابة موسومة بأنها مولّدة بالذكاء الاصطناعي. ولا شيء في السلسلة يُثبت أن الأمر الذي تذكره، Set-MailboxMessageConfiguration، يحل حالة حقل From، بل تقول الإجابة نفسها إن الإعداد قد لا يُطبَّق عند الإرسال من البريد الأساسي.

استخدم عناوين HTTPS مطلقة للصور داخل الإخلاء. يوصي بذلك مشرف من مايكروسوفت في السلسلة نفسها، وكثير من المستلمين يحجبون الصور الخارجية على أي حال.

كيف يتعامل Sendoff مع هذا؟

يبني Sendoff التواقيع بجداول HTML مع CSS مضمّن وصور مستضافة، ويعرض عدادًا مباشرًا لطول HTML قبل أن تلصقه في القاعدة. لا ينشئ Sendoff حسابات Outlook ولا قواعد تدفق البريد، فيبقى ذلك على مسؤول Microsoft 365. لتوقيع واحد للشركة كلها، اقرأ دليل التوقيع المؤسسي في Microsoft 365 وصفحة تكامل Outlook.

المصادر

• Microsoft Learn، Organization-wide message disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/disclaimers-signatures-footers-or-headers
• Microsoft Support، Open and use a shared mailbox in Outlook: https://support.microsoft.com/office/d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd
• Microsoft Support، Create an email signature in Outlook: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-an-email-signature-31fb24f9-e698-4789-b92a-f0e777f774ca
• Microsoft Q&A (مجتمع)، Email signature for shared email box، يناير ٢٠٢٦: https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/5688549/email-signature-for-shared-email-box