انتقل إلى المحتوى
Sendoff
ابدأ مجانًا

ضبط توقيع بريد موحّد للشركة في Microsoft 365 خطوة بخطوة

أضف توقيعًا أو إخلاء مسؤولية واحدًا إلى كل رسالة صادرة في Microsoft 365 عبر قاعدة النقل في Exchange، واملأ الأسماء من الدليل، وامنع التكرار في الردود.
فريق Sendoffقراءة 4 دقيقة

تستطيع Microsoft 365 إضافة توقيع واحد أو إخلاء مسؤولية واحد إلى كل رسالة بريد صادرة من مؤسستك، وذلك بقاعدة تدفق البريد، وتسمى أيضًا قاعدة النقل (transport rule)، في مركز إدارة Exchange. يُضاف النص عند إرسال الرسالة، فيراه المستلم، لكنه لا يظهر في نافذة كتابة الرسالة.

الإعداد نفسه يستغرق دقائق. الصعوبة في ضبط النطاق والردود، ومعظم هذا الدليل مخصص لذلك.

ما تستطيع القاعدة فعله وما لا تستطيعه

تضيف القاعدة الكتلة نفسها بصيغة HTML إلى كل رسالة مطابقة. ويمكنها أيضًا ملء حقول من حساب كل مرسل في الدليل، باستخدام رموز مثل %%DisplayName%% و%%Title%% و%%Department%% و%%Phone%% و%%MobilePhone%%. إذا كان حقل ما فارغًا في ملف الشخص، فقد يظهر سطر فارغ، لذا حدّث الملفات قبل الإطلاق.

تُدرج الصور بوسم IMG. استضفها على عنوان HTTPS عام حتى يتمكن المستلمون من تحميلها. الرموز تملأ النصوص فقط، فلا تكفي لوضع صورة شخصية مختلفة لكل موظف، وتحتاج ذلك بطريقة أخرى.

القاعدة لا تحذف التواقيع الشخصية. إذا كان لدى الموظفين توقيع خاص في Outlook، فسيرون كتلة الشركة أيضًا، وتصبح الرسالة بتوقيعين. قرّر أيهما يبقى قبل الإطلاق.

أنشئ القاعدة

  1. افتح admin.exchange.microsoft.com، ثم اختر Mail flow (تدفق البريد)، ثم Rules (القواعد). العنوان المباشر هو admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
  2. اختر Add a rule (إضافة قاعدة)، ثم Apply disclaimers (تطبيق إخلاءات المسؤولية).
  3. أدخل اسمًا واضحًا، مثل «توقيع الشركة (الصادر)».
  4. تحت Apply this rule if (تطبيق القاعدة إذا)، اختر The recipient (المستلم)، ثم is external/internal (خارجي/داخلي)، ثم Outside the organization (خارج المؤسسة). بهذا تقتصر القاعدة على الرسائل الصادرة. وإن أردت تغطية كل الرسائل، فاختر Apply to all messages (تطبيق على كل الرسائل).
  5. تحت Do the following (تنفيذ ما يلي)، أبقِ الخيارين «إلحاق إخلاء مسؤولية بالرسالة» و«append a disclaimer» محددين. اختر «prepend» فقط إذا أردت أن يظهر النص في أعلى الرسالة.
  6. اختر Enter text (إدخال النص)، والصق كود HTML، ثم احفظ. اجعل النص قصيرًا، واستخدم جدولًا وتنسيقات مضمنة للتخطيط.
  7. اختر إجراء الاحتياط. الخيار الافتراضي هو Wrap (تغليف)، وهو يضع الرسالة الأصلية داخل رسالة جديدة كمرفق. أما Ignore (تجاهل) فيرسل الرسالة بلا إخلاء مسؤولية، وReject (رفض) فيعيدها إلى المرسل. تنصح مايكروسوفت بعدم استخدام Wrap في القواعد التي تؤثر في الرسائل الواردة من مرسلين خارجيين، لذا استخدم Reject هناك.
  8. تحت Except if (إلا إذا)، اختر The subject or body (الموضوع أو المتن)، ثم Subject or body matches these text patterns (يطابق نص الموضوع أو المتن هذه الأنماط). أضف عبارة من إخلاء المسؤولية واحفظ. بهذا لا تُضاف الكتلة مرة أخرى إلى الردود.
  9. اضغط Next (التالي). في صفحة إعدادات القاعدة، اختر Test without Policy Tips (اختبار بلا تلميحات السياسة) أولًا. يسجل هذا الخيار ما كان سيحدث دون إضافة النص. وعندما يبدو السجل صحيحًا، عدّل القاعدة واجعلها Enforce (تفعيل).
  10. اضغط Next، وراجع الإعدادات، ثم Finish (إنهاء).

تحقق قبل الإطلاق

أرسل إلى نفسك رسالة نصية وأخرى بتنسيق HTML تطابقان القاعدة، وتحقق من النص. أعد توجيه إحدى رسائل الاختبار إلى نفسك، وتأكد من عدم إضافة إخلاء المسؤولية مرتين. وأرسل رسالة لا يُفترض أن تطابق القاعدة، وتأكد من خلوها من إخلاء المسؤولية.

لماذا يتكرر إخلاء المسؤولية في الردود؟

الاستثناء في الخطوة 8 هو الحل، ولا يعمل إلا إذا كانت العبارة موجودة فعلًا في إخلاء المسؤولية. في سؤال منشور على منتدى أسئلة Microsoft عام 2020، لم يُجدِ الاستثناء الأول الذي كتبه أحد المسؤولين شيئًا، حتى صُحّح نص الاستثناء. وإذا عدّلت إخلاء المسؤولية لاحقًا، فحدّث الاستثناء ليطابقه.

الرسائل المشفّرة

بعض الرسائل لا يمكن تعديلها، مثل الرسائل المشفّرة. في هذه الحالة يحسم إجراء الاحتياط ما يحدث. وإذا اشتكى الناس من غياب إخلاء المسؤولية في البريد المشفّر، فتحقق من إعداد الاحتياط أولًا.

عند تثبيت إضافة توقيع أيضًا

تستخدم بعض الشركات إضافة توقيع إلى جانب القاعدة. تقول قاعدة معرفة CodeTwo إن قاعدة إخلاء المسؤولية قد تعمل مرة ثانية بعد أن تعالج الإضافة الرسالة، فيتكرر النص. ومن حلولها: تعطيل قاعدة إخلاء المسؤولية والسماح للإضافة بإدراج التوقيع وإخلاء المسؤولية معًا، أو إبقاء قاعدة إخلاء المسؤولية أعلى قاعدة الإضافة مع استثناء للترويسة X-CodeTwoProcessed بالقيمة true. وتنبه CodeTwo أيضًا إلى أن خيار «Stop processing more rules» في قاعدتها لا يؤثر إلا في المرور الأول. اتبع المقالة الحالية للمورد، فالخطوات تختلف حسب الإضافة.

كيف يتعامل Sendoff مع هذا

تُدرج إضافة Outlook من Sendoff، التي ينشرها المسؤول، توقيع Sendoff الخاص بكل شخص عند بدء رسالة جديدة. ولأنها تعمل لكل شخص على حدة، يحصل كل موظف على تصميمه وبياناته، ويظهر التوقيع في نافذة الكتابة. أما قاعدة النقل فتعطي الجميع النص نفسه. لمعرفة طريقة إعداد الإضافة، اقرأ صفحة التكامل مع Microsoft 365، أو أنشئ توقيعك أولًا.

Google Workspace يعمل بطريقة مختلفة

لا تستخدم Google قاعدة، بل تذييلًا. في وحدة الإدارة (Admin console) اذهب إلى Menu، ثم Apps، ثم Google Workspace، ثم Gmail، ثم Compliance. اختر المؤسسة، وابحث عن Append footer، واضغط Configure.

لا يقبل محرر التذييل في Google كود HTML، لذا لا يمكن لصق توقيع مبني بالجداول. استخدم تنسيقًا نصيًا. وإن أردت صورة، فأدخل رابطها على خادم ويب عام، لأن الصور المخزنة في Google Drive لا تصلح هنا. يصل التذييل افتراضيًا إلى المستلمين خارج مؤسستك فقط، ويمكنك تفعيل الخيار لإضافته إلى الرسائل الداخلية أيضًا.

ترث الوحدات التنظيمية الفرعية الإعداد. ولا يُضاف التذييل إلى الرسائل المشفّرة بتشفير Google Workspace من طرف العميل، وقد تستغرق التغييرات حتى ٢٤ ساعة لتظهر. ويتسع التذييل لـ١٠٬٠٠٠ حرف. وأما التواقيع الفردية في Gmail، فيكتب Sendoff توقيع كل شخص في إعدادات Gmail الخاصة به.

المصادر

اصنع توقيعك الآن

كل قالب في Sendoff مبني وفق القواعد الواردة في هذه الأدلة. مجاني وبلا حاجة إلى حساب.

أنشئ توقيعي