توقيع البريد الإلكتروني في Microsoft 365: قاعدة أم إضافة؟
يوفّر Microsoft 365 طريقتين يضبطهما المدير ليحصل كل موظف على توقيع البريد الإلكتروني نفسه في رسائله الصادرة: قاعدة نقل في Exchange، أو إضافة لآوتلوك يثبّتها المدير. تضيف القاعدة النص على خادم البريد في كل التطبيقات. أما الإضافة فتعرض التوقيع أثناء الكتابة، لكن فقط في إصدارات آوتلوك التي تدعمها.
ما الذي تفعله كل طريقة
قاعدة نقل البريد (Transport rule). ينشئ المدير قاعدة تدفق بريد في مركز إدارة Exchange. تلحق القاعدة HTML بكل رسالة وهي تمر عبر Exchange Online، أيًّا كان التطبيق الذي أرسلها.
إضافة آوتلوك. تعمل الإضافة الصغيرة عند بدء رسالة جديدة أو ردّ أو إعادة توجيه، وتدرج توقيع المرسل في نافذة الكتابة. يرفع المدير الإضافة مرة واحدة، ويصل التثبيت إلى المستخدمين عبر النشر الإداري.
الخيار الأول: قاعدة نقل البريد
خطوات الإنشاء موجودة في دليل التوقيع الموحد للشركة. هذا القسم يشرح ما يجب أن يغيّر قرارك.
- الحقول تُملأ من الدليل. الرموز مثل
%%DisplayName%%و%%Title%%و%%Phone%%و%%MobilePhone%%تأخذ قيمها من سجل المرسل في الدليل. الحقل الفارغ يترك فراغًا في التوقيع، لذلك املأ الدليل قبل الإطلاق. - النطاق افتراضيًا كل الرسائل. تقول وثائق Microsoft إن القاعدة تنطبق على الرسائل الواردة والصادرة ما لم تضف شرطًا، مثل «المستلم خارج المؤسسة».
- الردود تحصل على نسخة ثانية ما لم تضف استثناءً. الطريقة التي توصي بها Microsoft هي استثناء يطابق نصًا فريدًا من التوقيع، فتتجاهل القاعدة الرسائل التي تحتويه أصلًا.
- الخيار الاحتياطي الافتراضي قد يحوّل رسالتك إلى مرفق. الخيار الاحتياطي هو Wrap. إذا تعذّر إدراج النص، كما في الرسائل المشفّرة، يضع Wrap الرسالة الأصلية داخل رسالة جديدة كمرفق. تنصح Microsoft بعدم استخدام Wrap في القواعد التي تؤثر على الرسائل الواردة من خارج المؤسسة، لأنه يتعارض مع فحص Safe Attachments، وتقترح Reject بدلًا منه.
- المرسل لا يرى التوقيع أثناء الكتابة. يُضاف النص أثناء مرور الرسالة عبر Exchange، فلا معاينة له في نافذة الكتابة.
- اختبر قبل التفعيل. اختر Test without Policy Tips أولًا. توصي Microsoft بقولها: «نوصي باختبار جميع قواعد تدفق البريد قبل تعيينها على Enforce». أرسل إلى نفسك رسالة نصية وأخرى HTML، ثم أعد توجيه إحداها لتتأكد من عمل استثناء الرد.
الخيار الثاني: إضافة يثبّتها المدير
- تحتاج إلى مدير. تقول Microsoft إن الإضافات المعتمدة على الأحداث تعمل فقط حين يثبّتها مدير. الإضافة التي يثبّتها المستخدم من المتجر لا تبدأ تلقائيًا.
- مسار الرفع. في مركز إدارة Microsoft 365، اذهب إلى Settings > Integrated apps، ثم اختر Upload custom apps. لملف manifest الخاص بإضافة مستقلة، اختر Office Add-in نوعًا للتطبيق، وارفع الملف.
- التعديلات تحتاج موافقة جديدة. إذا غيّرت ملف manifest، يبقى المستخدمون محظورين من الإضافة حتى يوافق المدير على التغيير.
- تحتاج اتصالًا بالإنترنت. تقول Microsoft إن الإضافات المعتمدة على الأحداث تحتاج اتصالًا لتبدأ عند وقوع الحدث.
- العملاء المدعومون. يذكر جدول أحداث Microsoft الحدث
OnNewMessageComposeلآوتلوك على الويب، وآوتلوك الجديد لويندوز، وآوتلوك الكلاسيكي لويندوز بالإصدار ١٩٠٣ أو أحدث، وواجهة آوتلوك الجديدة على ماك. يشمل الحدث الرسائل الجديدة والردود وإعادة التوجيه، لا تحرير المسودة. - بعض الواجهات لا تعمل. تنبّه Microsoft إلى أن التفعيل قد لا يعمل في بعض واجهات الكتابة غير القياسية داخل آوتلوك على الويب وآوتلوك الجديد لويندوز.
كيف تختار
| قاعدة النقل | إضافة يثبّتها المدير | |
|---|---|---|
| أين يُضاف النص | على خادم البريد، بعد الإرسال | في نافذة الكتابة، قبل الإرسال |
| يرى المرسل التوقيع أثناء الكتابة | لا | نعم |
| العملاء | أي عميل يرسل عبر Exchange Online | آوتلوك على الويب، وآوتلوك الجديد والكلاسيكي لويندوز، وآوتلوك الجديد على ماك |
| الإعداد من المدير | قاعدة تدفق بريد مع استثناءات وفترة اختبار | رفع ملف manifest واحد في مركز الإدارة |
| العطل الشائع | مرفق ملفوف أو نسخ مكررة في الردود | لا يعمل الحدث في واجهة غير مدعومة |
ابدأ بثلاثة أسئلة:
- هل يحتاج الناس إلى رؤية التوقيع وتعديله أثناء الكتابة؟ إن كانت الإجابة نعم، فاختر الإضافة. وإن كان يكفي أن يظهر النص في الرسائل المرسلة، فالقاعدة أبسط.
- هل يعترض فريق الأمن على طرف ثالث في مسار البريد؟ لا تمرّر أيٌّ من الطريقتين البريد عبر طرف ثالث. تجلب إضافة Sendoff نص التوقيع حين يبدأ أحدهم رسالة، ولا ترسل البريد ولا تعيد توجيهه.
- هل تحتاج التوقيع على الهواتف؟ اختبر قبل أن تعد بذلك. الرسائل المرسلة من الهاتف تمر أيضًا عبر Exchange Online، فينبغي أن تنطبق قاعدة النقل عليها، لكن تحقّق برسالة اختبار. والإضافة لا تغطي الهواتف (انظر أدناه).
كيف يتعامل Sendoff مع الأمر
ينشئ Sendoff إضافة واحدة لآوتلوك لكل مساحة عمل. وهي ملف XML يستمع لحدث الرسالة الجديدة، ويجلب توقيع Sendoff الخاص بالمرسل، ثم يدرجه باستخدام setSignatureAsync من Office.js. يرفع المدير ملف manifest كما شرحنا، فيُضاف التوقيع إلى الرسائل الجديدة والردود وإعادة التوجيه في العملاء المذكورين أعلاه.
الملف لا يحتوي على مدخل للهواتف، لذلك لا يحصل مستخدمو iOS وAndroid على التوقيع تلقائيًا. ولا يكتب Sendoff قواعد نقل Exchange. إن احتجت إلى قاعدة، فاتبع الخطوات في دليل التوقيع الموحد للشركة. وتفاصيل إعداد Microsoft 365 موجودة في صفحة تكامل Microsoft 365.
المصادر
- Microsoft Learn، «Organization-wide message disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online» (التذييلات والتوقيعات على مستوى المؤسسة في Exchange Online): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/disclaimers-signatures-footers-or-headers
- Microsoft Learn، «Activate add-ins with events - Office Add-ins» (تفعيل الإضافات بالأحداث): https://learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/develop/event-based-activation
اصنع توقيعك الآن
كل قالب في Sendoff مبني وفق القواعد الواردة في هذه الأدلة. مجاني وبلا حاجة إلى حساب.