البيانات الإلزامية في توقيع البريد في ألمانيا
في ألمانيا يجب أن تحمل رسائل البريد التجارية البيانات الإلزامية (Pflichtangaben) نفسها المطلوبة في الخطابات التجارية. وهذا ساري منذ 1 يناير 2007، حين وسّع إصلاح EHUG القواعد لتشمل البريد الإلكتروني. على شركة GmbH أن تعرض اسمها الكامل مع الشكل القانوني، ومقرها المسجل، ومحكمة السجل، ورقم السجل التجاري، وكل المديرين التنفيذيين. وللتجار المسجلين (e.K.) والشراكات وشركات AG قوائم مشابهة في قوانينها. وتستطيع محكمة السجل فرض غرامة إجبارية تصل إلى 5,000 يورو لإلزام الشركة بذلك.
هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية.
ما يعرضه كل شكل قانوني
| الشكل القانوني | القانون | البيانات الإلزامية |
|---|---|---|
| تاجر مسجل (e.K.) | § 37a HGB | الاسم التجاري مع «e.K.»، ومكان العمل، ومحكمة السجل، ورقم السجل |
| GmbH | § 35a GmbHG | الاسم التجاري مع الشكل القانوني، والمقر المسجل، ومحكمة السجل، ورقم السجل، وكل المديرين (اسم العائلة واسم أول واحد على الأقل كاملًا)، ورئيس مجلس الرقابة إن وُجد |
| AG | § 80 AktG | كما في GmbH، مع كل أعضاء مجلس الإدارة ورئيسه |
| OHG وKG | §§ 125a، 177a HGB | الاسم التجاري والشكل القانوني والمقر ومحكمة السجل ورقم السجل، وبيانات إضافية إن لم يكن أي شريك شخصًا طبيعيًا |
ذكر رأس المال اختياري. وإن ذكرته، فاذكر رأس المال المكتتب به، وبيّن إن لم يُدفع كاملًا.
أين تضعها
مكان البيانات داخل الرسالة نفسها، وعادةً في كتلة التوقيع أسفل بيانات التواصل. والاكتفاء برابط إلى صفحة البيانات القانونية (Impressum) ليس الخيار الآمن، لأن القواعد مرتبطة بالخطاب التجاري، وهو هنا الرسالة نفسها.
وللشركة كلها، استخدم تذييلًا مركزيًا أو تواقيع مُدارة، حتى يُضاف المدير الجديد إلى كل التواقيع دفعة واحدة. انظر تحديث التواقيع عند تغيّر المسمى الوظيفي.
ماذا يحدث إن غابت البيانات
تستطيع محكمة السجل فرض غرامة إجبارية (Zwangsgeld) تصل إلى 5,000 يورو. وقد يرسل المنافسون إنذارًا بالكف (Abmahnung)، وإن كانت المحاكم مختلفة في اعتبار غياب البيانات من البريد مخالفة تنافسية.
الأسئلة الشائعة
هل تحتاج الرسائل الداخلية إلى البيانات الإلزامية؟ تنطبق القواعد على الخطابات التجارية الموجهة إلى مستلم محدد خارج الشركة. والرسائل الداخلية بين الزملاء لا تُعد عمومًا خطابات تجارية.
هل تحتاج الردود داخل سلسلة قائمة إليها؟ تضيفها شركات كثيرة إلى كل رسالة صادرة احتياطًا، لأن كتلة التوقيع تُضاف على أي حال.
هل رقم التعريف الضريبي (USt-IdNr.) إلزامي؟ ليس بموجب هذه القواعد في البريد، لكنه إلزامي في الفواتير.
المصادر
- § 37a HGB: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__37a.html
- § 35a GmbHG: https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__35a.html
- § 80 AktG: https://www.gesetze-im-internet.de/aktg/__80.html
- نشرة IHK عن البيانات الإلزامية في الخطابات التجارية: https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/1913478/9c326efed1874f9d21d830a117dd9836/merkblatt-pflichtangaben-auf-geschaeftsbriefen-data.pdf
اصنع توقيعك الآن
كل قالب في Sendoff مبني وفق القواعد الواردة في هذه الأدلة. مجاني وبلا حاجة إلى حساب.